Abonelik/Sözleşme & Otomatik Tahsilat Sistemi

Bu platform, hizmetini tekrarlayan sözleşmeler üzerine kurgulayan tüm firmalar için tasarlanmıştır. Özellikle şu işletme profillerine doğrudan değer üretir:

Periyodik İlaçlama ve Haşere Kontrol Firmaları

Aylık, üç aylık veya altı aylık periyotlarla müşteri adreste hizmet veren ilaçlama işletmeleri, onlarca hatta yüzlerce farklı sözleşmeyi aynı anda takip etmek zorunda kalır. Her sözleşmenin başlangıç tarihi, hizmet periyodu, bitiş tarihi ve ödeme koşulları farklıdır. Manuel takip kaçınılmaz olarak gecikmelere, unutulan yenilemelere ve tahsil edilemeyen alacaklara dönüşür. Sistem, her sözleşmeyi dijital ortamda tanımlar; bitiş tarihi yaklaşınca otomatik yenileme teklifi oluşturur ve tahsilatı zamanında gerçekleştirir.

Kurumsal ve Konut Temizlik Şirketleri

Otel, ofis, AVM, rezidans veya site yönetimiyle uzun vadeli temizlik sözleşmeleri yapan firmalar, aylık faturalama süreçlerini büyük ölçüde elle yönetir. Her ay aynı tutarı faturalamak, muhasebe personelinin vaktini gereksiz biçimde tüketir. Otomatik tahsilat modülü, tekrarlayan ödeme planlarını bir kez tanımlamayı ve sonrasında hiç dokunmadan çalıştırmayı mümkün kılar.

Teknik Bakım ve Servis Firmaları

Klima bakımı, asansör servis sözleşmesi, yangın tüpü dolum periyodu gibi düzenli teknik hizmet sunan işletmeler de bu sistemden doğrudan yararlanır. Hem ziyaret takvimleri hem de ödeme akışları tek platformda birleşir; saha ekibi uygulamadan, muhasebe ise panelden anlık durumu görebilir.

Abonelik Bazlı Çalışan Her Operasyon

Gıda hijyen hizmeti, su arıtma bakımı, çevre düzenlemesi, güvenlik ekipmanı bakımı veya yazılım destek sözleşmeleri gibi periyodik faturalamaya dayanan tüm iş modelleri bu altyapıyı kullanabilir. Sektörden bağımsız olarak sözleşme + ödeme planı + tahsilat + bildirim döngüsüne ihtiyaç duyan her firma hedef kitledir.

Büyüyen Muhasebe ve Finans Ekipleri

Tahsilat sürecini yönetmek için her ay müşterileri tek tek arayan, e-posta gönderen veya hatırlatma mesajı yazan muhasebe çalışanları bu sistemle bu yükten kurtulur. Tahsilatlar otomatik tetiklendiği için ekip yalnızca başarısız işlemleri ve istisnai durumları ele alır; rutin iş yükü sıfıra yaklaşır.

Franchise ve Çok Şubeli Yapılar

Birden fazla bölgede veya şubede hizmet veren ilaçlama ya da temizlik franchise ağları, merkezi sözleşme yönetimi ve konsolide tahsilat raporlaması sayesinde tüm operasyonlarını tek ekrandan izleyebilir. Bölge müdürleri kendi portföylerini, genel merkez ise tüm ağı anlık olarak görür.

Periyodik hizmet sektöründe faaliyet gösteren firmaların büyük çoğunluğu gelirlerini zamanında ve eksiksiz tahsil edememekten kaynaklanan ciddi bir nakit akışı sorunuyla karşı karşıyadır. Bu sorunun temelinde manuel ve dağınık süreçler yatmaktadır.

Sözleşme Bitiş Tarihlerinin Takip Edilememesi

Onlarca müşteriyle imzalanan sözleşmeler Excel tablolarında, kâğıt dosyalarda veya e-posta kutularında kaybolur. Bir sözleşmenin ne zaman biteceğini hatırlamak personelin belleğine ya da takvim notlarına bırakılır. Sonuç olarak sözleşmeler sessizce sona erer; müşteri başka firmaya geçer ya da hizmet bilinçsizce ücretsiz sürdürülür. Her ikisi de doğrudan gelir kaybına yol açar.

Geciken Ödemelerin Tek Tek Aranması

Ödeme günü geçmiş müşterileri aramak, mesaj atmak ve takip etmek muhasebe veya operasyon ekibinin günlük çalışma zamanının önemli bir bölümünü çalar. Üstelik bu aramalar zaman zaman müşteri ilişkilerini zedeler; bazı durumlarda müşteri kaybına neden olur. Otomatik hatırlatma ve tahsilat sistemi bu insan gücü maliyetini ortadan kaldırır.

Abonelik Yenilemelerinin Unutulması

Sözleşmesi biten müşteriyle yenileme görüşmesi yapılması gerektiği sıklıkla gözden kaçar. Müşteri hizmet almaya devam etmeye hazır olsa bile iletişim kurulmadığı için sözleşme yenilenmez ve ilişki sona erer. Sistem, bitiş tarihinden belirli gün önce hem firmaya hem müşteriye otomatik yenileme bildirimi gönderir.

Cari Bakiyenin Muhasebeden Bağımsız Görülememesi

Operasyon ekibi hangi müşterinin borçlu olduğunu bilmez; muhasebe ise hangi sözleşmenin aktif olduğunu göremez. Bu bilgi silolarından kaynaklanan koordinasyon eksikliği, tahsil edilmeyen alacakların uzun süre fark edilmemesine neden olur.

Manuel vs. Otomatik Sistem Karşılaştırması

Tüm bu sorunların ortak çözümü, sözleşme yaşam döngüsünü ve nakit akışını tek bir akıllı platformda yönetmektir. Sistem devreye girdiğinde hem gelir güvencesi artar hem de operasyonel yük dramatik biçimde azalır.

Sistem, sözleşmenin imzalanmasından tahsilatın muhasebeleştirilmesine kadar tüm süreci otomatik ve denetlenebilir biçimde yönetir. Aşağıda her adım ayrıntılı olarak açıklanmıştır.

1. Sözleşme Tanımlama

Yönetici panelinden her müşteri için bir sözleşme kaydı oluşturulur. Bu kayıtta müşteri bilgileri, hizmet türü, hizmet adresi, başlangıç ve bitiş tarihi, yenileme koşulları ve özel notlar yer alır. Sözleşme şablonları sayesinde aynı hizmet tipi için tekrarlayan kayıtlar dakikalar içinde tamamlanır. İsteğe bağlı olarak sözleşme belgesi sisteme yüklenerek dijital arşive bağlanır.

2. Ödeme Planı Kurma

Her sözleşme için ödeme planı tanımlanır: aylık, iki aylık, üç aylık, altı aylık veya yıllık taksit seçenekleri mevcuttur. Sabit tutar ya da hizmet bazlı değişken fiyatlandırma da desteklenir. KDV dahil/hariç tutarlar, indirimler ve varsa gecikme faizi oranı da bu adımda sisteme girilir. Ödeme planı onaylandığında tüm vadeler otomatik oluşturulur ve takvime işlenir.

3. Banka ve Ödeme Entegrasyonu

Sistem üç temel tahsilat kanalını destekler:

• Iyzico: Türkiye'nin önde gelen ödeme altyapısı üzerinden kart ile otomatik çekim (recurring payment). Müşteri kartını bir kez kaydeder; sonraki her tahsilat izin gerekmeksizin tanımlı tarihte gerçekleşir.
• Stripe: Uluslararası müşteriler veya global ödeme tercihi için Stripe entegrasyonu. Çoklu para birimi ve dünya geneli kart desteği sağlar.
• Banka havalesi / EFT takibi: Otomatik çekim yerine havale tercih eden müşteriler için sistem, vade geldiğinde ödeme talimatını otomatik gönderir; banka dekontunu yükleme ve manuel onay akışıyla muhasebe kaydı oluşturulur.

4. Otomatik Tahsilat Tetiklemesi

Vade tarihi geldiğinde sistem arka planda tahsilat işlemini başlatır. Kart ile ödeme yapan müşteriler için ödeme sağlayıcısına API isteği gönderilir ve tutar anında çekilir. İşlem başarılı olduğunda hem müşteriye hem de firmaya otomatik bildirim iletilir, muhasebe kaydı oluşturulur.

5. Başarısız Ödeme Yönetimi

Kart yetersizliği, limit aşımı veya banka reddi gibi durumlarda sistem önceden tanımlanan yeniden deneme politikasını devreye sokar. Örneğin ilk reddeden sonra 2 gün bekleyip tekrar dener; ikinci reddedde müşteriye SMS ve e-posta bildirimi gönderir; üçüncü reddede firma yöneticisini uyarır ve sözleşme durumunu ödeme bekliyor olarak işaretler. Gecikme faizi tanımlanmışsa bu süreçte otomatik olarak hesaplanır ve bir sonraki tahsilata eklenir.

6. Müşteriye Bildirim

Sistem, müşteriyle tüm kritik anlarda iletişim kurar: vade yaklaşımında hatırlatma, tahsilat gerçekleştiğinde makbuz, sözleşme bitimine yakın yenileme teklifi, başarısız ödemede uyarı. Bildirim kanalları SMS, e-posta ve isteğe bağlı WhatsApp Business API olarak yapılandırılabilir. Tüm bildirim metinleri firma kimliğiyle özelleştirilir.

7. Raporlama ve Dashboard

Yönetici paneli, anlık nakit akışı tahminini, tahsil edilen ve bekleyen tutarları, geciken alacak yaşlandırma raporunu ve sözleşme portföy özetini görsel grafiklerle sunar. Aylık ve dönemsel raporlar tek tıkla Excel veya PDF olarak dışa aktarılabilir. Muhasebe entegrasyonu için standart API veya dosya çıktısı da sağlanır.

Ödeme ve sözleşme verisi işleyen bir platform için güvenlik, yalnızca teknik bir gereklilik değil aynı zamanda yasal bir zorunluluktur. Sistem bu alanda dört temel eksen üzerine inşa edilmiştir.

PCI-DSS Uyumu

Kart bilgileri hiçbir zaman doğrudan sistemin veri tabanında saklanmaz. Iyzico ve Stripe entegrasyonları, kart verilerini kendi PCI-DSS sertifikalı altyapılarında şifreli biçimde tutar; sistemimiz yalnızca token ile iletişim kurar. Bu yaklaşım PCI-DSS Seviye 1 uyumunu pratikte garanti eder ve kart sahteciliğine karşı en yüksek korumayı sağlar.

KVKK Uyumu

Ödeme ve kişisel veriler, Kişisel Verilerin Korunması Kanunu çerçevesinde işlenir ve saklanır. Açık rıza metinleri sisteme entegre edilir; müşteri verisi yurt içi sunucularda barındırılır. Veri silme ve portabilite talepleri için yönetici panelinde işlevsel araçlar bulunur.

SSL/TLS ve Şifreleme

Tüm veri iletimi TLS 1.2 ve üzeri protokollerle şifrelenir. Veri tabanında hassas alanlar (IBAN, sözleşme tutarı, müşteri iletişim bilgileri) uygulama katmanında ek şifreleme ile korunur.

Rol Bazlı Erişim Kontrolü

Sistem yöneticisi, muhasebe yetkilisi, operasyon sorumlusu ve salt okunur izleyici gibi roller ayrı yetki kümesiyle tanımlanır. Her kullanıcı yalnızca göreviyle ilgili ekranlara ve verilere erişebilir. Yetkisiz erişim girişimleri log'lanır ve uyarı mekanizması tetiklenir.

Yedekleme ve İş Sürekliliği

Veri tabanı günlük tam yedekleme ve saatlik artımlı yedeklemeyle korunur. Yedekler coğrafi olarak ayrı bir lokasyonda şifreli biçimde saklanır. Felaket kurtarma senaryoları için kurtarma süresi hedefi (RTO) ve kurtarma noktası hedefi (RPO) başlangıç toplantısında müşteriyle birlikte belirlenir.

Denetim Kayıtları (Audit Log)

Sistemde gerçekleştirilen her kritik işlem; sözleşme oluşturma, tahsilat tetikleme, ödeme iptali, kullanıcı yetki değişikliği gibi eylemler zaman damgalı audit log'lara kaydedilir. Bu kayıtlar değiştirilemez yapıdadır ve anlaşmazlık durumlarında hukuki kanıt niteliği taşır.