Teklif Danışmanı & Soru-Cevap Chatbot'u

Bu chatbot, müşteri sorularının mesai saatleri dışında yanıtsız kaldığı ve her gün benzer soruların tekrarlandığı nakliyat firmaları için tasarlanmıştır. Şu profillerdeki işletmelere güçlü bir karşılama katmanı sağlar:

• Evden eve nakliyat firmaları: 'İstanbul'dan Ankara'ya taşıma ne kadar?', 'Fiyata asansör dahil mi?', 'Ne zaman müsaitsiniz?' gibi günde onlarca tekrarlayan soruyu chatbot yanıtlar; operasyon ekibi gerçek tekliflere odaklanır.
• Şehirler arası ve bölgesel taşıyıcılar: Spot yük sorularında müşteri hızlı yanıt bekler. Web sitesi veya WhatsApp chatbotu, müşterinin güzergâh ve yük bilgisini toplar, ön bilgi sunar ve sabah operasyon ekibine hazır özet teslim eder.
• Kurye ve dağıtım firmaları: Sık sorulan fiyat, süre ve kapsama alanı soruları chatbot tarafından otomatik karşılanır; sadece özel durumlar insan operatöre yönlendirilir.
• Uluslararası taşımacılık şirketleri: Farklı ülke sorularını, incoterms açıklamalarını ve tahmini transit süre bilgilerini chatbot temel düzeyde yanıtlar; karmaşık durumlar uzman ekibe yönlendirilir.
• Müşteri temsilcisi sayısı sınırlı KOBİ'ler: Telefon başında sürekli bekleyemeyecek küçük ekiplerin, mesai dışında bile profesyonel bir ilk temas noktası sunmasını sağlar.

Chatbot tek başına satış kapatma aracı değildir; müşteri yolculuğunun ilk temas ve bilgi toplama aşamasını otomatikleştiren, ekibinizin zamanını koruyan ve fırsatları kaçırma riskini azaltan bir ön hizmet katmanıdır. Bağlayıcı fiyat taahhüdü her zaman ekibinizin onayıyla verilir.

Nakliyat firmalarında müşteri talebi saat 09:00–18:00 arasında gelmiyor. Bir taşınma kararı çoğunlukla akşam saatlerinde, hafta sonu veya tatil döneminde alınıyor. Bu nedenle en yaygın iş kaybı şu senaryoda yaşanır: müşteri saat 22:00'de web sitesine giriyor, fiyat soruyor, yanıt alamıyor ve ertesi sabah rakibin sitesine ulaşıyor.

• Mesai dışı yanıtsızlık: WhatsApp veya iletişim formuna gelen sorular sabaha kadar yanıtsız kalıyor; sıcak müşteri soğuyor veya rakibe geçiyor. Özellikle hafta sonu ve resmi tatillerde bu kayıp katlanıyor.
• Aynı soruların tekrarı: 'Fiyata ambalaj dahil mi?', 'Eşyalar sigortalı mı?', 'Kaç gün önceden haber vermeliyim?' gibi sorular her gün onlarca kez yanıtlanıyor; bu operatörün değerli zamanını tüketiyor ve dikkatini asıl işten uzaklaştırıyor.
• Eksik bilgiyle gelen talepler: Müşteri güzergâh, m² veya yük ağırlığı gibi temel bilgileri vermeden fiyat istiyor; gidip gelen mesajlar teklif sürecini uzatıyor ve müşterinin sabrını tüketiyor.
• Fırsat tespitinde gecikme: Gün içinde gelen çok sayıda soru arasında gerçek potansiyel müşteri ile bilgi toplayan ziyaretçi ayrıştırılamıyor; ekip vaktini düşük olasılıklı sorgulara da harcıyor.
• Profesyonel ilk izlenimin kaçırılması: Yanıtsız kalan müşteri, firmanın ilgisiz veya küçük ölçekli olduğunu düşünebilir. Anlık ve özenli bir ilk temas, güven inşasının temel taşıdır.

AI chatbot bu sorunların tamamını tek seferde çözmez; ancak mesai dışı karşılamayı sağlayarak, tekrarlayan soruları otomatikleştirerek ve müşteri bilgilerini toplayarak operasyon ekibinizin sabah hazır ve nitelikli taleple karşılaşmasını sağlar. Bu, kaçırılan fırsatları azaltır ve operasyonel yükü önemli ölçüde hafifletir.

1. Kapsam ve bilgi tabanı hazırlığı (1–2 hafta): Firmanızın sık sorulan soruları, tarife mantığı, güzergâh kapsamı, çalışma saatleri ve servis koşulları belirlenir. Chatbotun yanıtlayacağı ve insan operatöre yönlendireceği soru kategorileri birlikte haritalanır.
2. Chatbot eğitimi ve akış tasarımı (1–2 hafta): Müşteri diyalog senaryoları yazılır; bilgi toplama akışları (güzergâh, tarih, yük türü, iletişim bilgisi) yapılandırılır. Model firmanızın ton ve dilini yansıtacak biçimde kişiselleştirilir.
3. Entegrasyon (1–2 hafta): Web sitenize gömülü sohbet penceresi ve/veya WhatsApp Business API entegrasyonu kurulur. Mevcut CRM veya lead takip sisteminizle bağlantı opsiyonel olarak eklenir; entegrasyon yoksa e-posta bildirimi temel bildirim kanalı olarak yapılandırılır.
4. Test ve kalibrasyon (1 hafta): Gerçek müşteri sorularını simüle eden test senaryoları çalıştırılır; yanlış veya yetersiz yanıtlar düzeltilir. Yönlendirme eşikleri (ne zaman insan devreye gireceği) ayarlanır ve chatbot kapsam sınırları açıkça belirlenir.
5. Canlıya geçiş ve izleme (sürekli): Chatbot yayına alındıktan sonra konuşma logları haftalık gözden geçirilir; yanıtsız kalan veya hatalı yönlendirilen sorular modele öğretilerek sistem sürekli iyileştirilir.
6. Sabah özet bildirimi: Gece boyunca toplanan müşteri bilgileri ve sorgu özetleri her sabah belirlenen saatte ekibinize e-posta veya WhatsApp mesajı olarak iletilir; öncelikli talepler vurgulanır ve operasyon ekibi güne hazır bilgiyle başlar.

Proje fiyatı 30.000 – 80.000 TL aralığında olup entegrasyon kanalı sayısına (web, WhatsApp, her ikisi), bilgi tabanı karmaşıklığına ve CRM bağlantısına göre kesinleşir.

Chatbot üzerinden müşteri adı, telefonu ve taşınma adresi gibi kişisel veriler toplanmaktadır. Bu verilerin işlenmesi KVKK kapsamında yasal yükümlülük doğurduğundan sistem bu gereklilikler gözetilerek baştan tasarlanır.

• Açık rıza metni: Chatbot konuşması başlarken müşteri, kişisel verilerinin işlendiğini bildiren KVKK aydınlatma metnini onaylar; bu onay log'lanarak saklanır ve talep halinde ibraz edilebilir.
• Veri minimizasyonu: Yalnızca teklif sürecine gerekli bilgiler toplanır; chatbot hassas kişisel veri (TC kimlik, finansal bilgi) talep etmez. Gereksiz veri toplamak hem yasal risk hem de güven kaybı yaratır.
• Şifreli iletim ve depolama: Tüm konuşma verisi TLS şifreli kanallar üzerinden iletilir ve şifreli olarak depolanır; belirlenen saklama süresi sonunda otomatik silinir.
• Erişim kısıtlaması: Konuşma loglarına yalnızca yetkili operasyon ve satış personeli erişebilir; erişim kayıtları tutulur ve periyodik denetim yapılır.
• WhatsApp API güvenliği: WhatsApp Business API entegrasyonu yalnızca Meta'nın onaylı iş ortakları üzerinden gerçekleştirilir; mesaj şifreleme Meta altyapısı tarafından sağlanır ve ek güvenlik katmanı sisteminizde uygulanır.
• Yanıt içeriği güvenliği: Chatbot fiyat taahhüdü, sözleşme hükmü veya hukuki bağlayıcılığı olan herhangi bir ifade içermeyecek biçimde yapılandırılır; içerik sınırları proje başında net olarak belirlenir.