Alıcı Talebi & Portföy Eşleştirme Sistemi

Bu sistem, lead almanın sorun olmadığı ama lead yönetiminin kaos içinde olduğu ofisler için tasarlanmıştır.

• Birden fazla danışmanı olan ofisler: Gelen talep kime gitti? O danışman müşteriyle görüştü mü? Benzer talebi başka bir danışman da almış mı? Bu sorular yanıtsız kalıyorsa sistem tam ihtiyacınız. Her talep kayıt altına alınır, atama netleşir, tekrar önlenir.
• Hem kiralık hem satılık yöneten ofisler: Kiralık müşteri kütlesi çok hızlı döner; dün arayan bugün başkasına gidebilir. Satılık müşteri ise aylarca bekliyebilir. Her iki havuzun ayrı yönetilebildiği esnek yapı gereklidir.
• Yüksek trafik dönemlerinde zorlanan ofisler: Pazar açıklamamız, bölgede yeni proje lansmanı, kampanya dönemi gibi anlarda lead sayısı aniden yükselir. Sistematik kayıt ve eşleştirme olmadan bu trafiğin büyük kısmı boşa gider.
• CRM kullanmaya başlamak isteyen ofisler: Tam bir CRM çözümüne geçmeden önce önce talep yönetimini oturtmak isteyenler için odaklı bir başlangıç noktası. Portal senkronizasyonu veya portföy yönetim sistemiyle birlikte genişletilebilir.
• Danışman değişim hızı yüksek ofisler: Danışman ayrılınca o danışmana atanmış talepler sahipsiz kalıyor. Sistem talebi ofise bağlar; danışman değişimi talep geçmişini silmez.

Müşteri kazanmanın maliyeti giderek artıyor. Gelen talebi kaybetmek, iki kez para ödemek demektir: biri lead için, diğeri bir daha kazanmak için.

Alıcı talebi yönetimindeki sorunlar genellikle görünmez biçimde birikir; çünkü kaçan fırsatları saymak zordur.

WhatsApp'ta kaybolan lead. Müşteri WhatsApp'tan yazdı. Danışman gördü, "bakacağım" dedi. Bir sonraki müşteri geldi, iş çıktı. O mesaj scroll'da kayboldu. Üç hafta sonra aynı müşteri rakip ofisin sayfasında görüntülendi. Kayıp sessizdi; hesap yapılmadı.

Uygun portföy çıktı, ama kim istiyordu? Yeni bir daire geldi portföye. Danışman düşünüyor: "2+1, Kadıköy, 200 bin bütçe isteyen biri vardı, kim miydi?" Telefonunu karıştırıyor, bulamıyor. Portföy günler sonra başka bir kanaldan satılıyor. Oysa müşteri hâlâ arıyordu.

Danışmanlar arası talep çakışması. İki danışman aynı müşteriyle ayrı ayrı görüşüyor. Müşteri iki farklı fiyat duyuyor. Ofis koordinasyonsuz görünüyor.

Talep havuzunun şeffaf olmaması. Bir danışmanın 50 aktif talebi var, diğerinin 3. Yük dengesiz dağılmış. Yönetici göremediği için müdahale edemiyor.

Eşleştirme sistemi; talepleri standart forma dönüştürür (bölge, tip, bütçe, oda sayısı, özel notlar), portföy havuzuyla filtreler, örtüşen eşleşmeleri danışmana bildirir. Manuel hatırlama döngüsü yerini otomatik uyarıya bırakır.

Sistem üç temel bileşenden oluşur ve doğrusal bir akış izler.

1. Talep Kayıt Modülü

Danışman veya ofis sekreteri; alıcının arama kriteri (şehir, ilçe, bölge, mülk tipi, oda sayısı, brüt/net m² aralığı, bütçe, kat tercihi, ısıtma tipi gibi filtreler) ve iletişim bilgilerini standart forma girer. Talep tipi (satın alma / kiralama), aciliyet durumu ve kaynak (telefon, portal, referans, web formu) kaydedilir. Her talep otomatik numaralandırılır ve atanan danışmana bağlanır.

2. Otomatik Eşleştirme Motoru

Yeni talep kaydedildiğinde motor mevcut portföy havuzunu tarar ve kriterlere uyan mülkleri sıralar. Yeni portföy eklendiğinde ise bekleyen talep havuzu taranır ve eşleşen talepler sahibi danışmana bildirilir. Eşleştirme puanlaması yapılandırılabilir: zorunlu kriterler (bütçe üst sınırı, bölge) ile tercihli kriterler (kat, cephe) ayrı ağırlıklandırılır.

3. Takip ve Raporlama

Her talep için görüşme notları, gösterilen mülkler ve durum güncellemeleri (aktif / görüşmede / kapandı / vazgeçti) kaydedilir. Yönetici panosunda: danışman başına aktif talep sayısı, bekleyen eşleşmeler, kapatma oranı ve ortalama kapanış süresi görüntülenir. Hareketsiz kalan talepler (X gün irtibat yok) otomatik hatırlatıcı üretir.

Sistem bedeli 60.000 – 150.000 TL (KDV hariç) kapsama göre değişir; portföy yönetim sistemiyle birlikte alındığında entegrasyon iskontolu uygulanır.

Talep sistemi alıcıların kişisel bilgilerini (ad, telefon, e-posta, finansal bütçe) barındırır; KVKK uyumu zorunludur.

• Kişisel veri minimizasyonu: Yalnızca eşleştirme için gerekli veriler kaydedilir. TC kimlik, pasaport veya finansal belge bu modül kapsamında toplanmaz.
• Açık rıza kaydı: Müşteriden alınan KVKK rızası sistemde tarih-saat damgasıyla saklanır. Rıza çekildiğinde ilgili kayıt anonimleştirme süreci başlar.
• Danışman veri sınırı: Her danışman yalnızca kendisine atanmış taleplere erişebilir. Başka danışmanın müşteri listesini görmesi yetki dışıdır.
• Veri saklama politikası: Kapanan veya vazgeçilen talepler belirlenen süre sonunda (varsayılan: 2 yıl) otomatik arşivlenir veya anonimleştirilir.
• Erişim logu: Müşteri kaydına her erişim kullanıcı ve zaman damgasıyla loglanır; veri sızdırma şüphesinde iz sürülebilir.