Anlaşmalı Tarife & Fiyat Listesi Yönetimi

Anlaşmalı Tarife & Fiyat Listesi Yönetimi sistemi, standart liste fiyatı dışında her müşteriye bireysel olarak müzakere edilmiş tarife uygulayan nakliyat ve lojistik firmalarına hitap eder. Bu durum küçük görünebilir; ancak ölçek büyüdükçe yönetimi son derece karmaşık bir hal alır.

• Komple sefer şirketleri: Güzergah bazında (İstanbul–Ankara, İstanbul–İzmir vb.) farklı ağırlık aralıkları, dorse tipi ayrımı ve müşteriye özel indirim katmanları uygulayan firmalar. Bu değişkenler çoğalınca hangi müşteriye hangi fiyat verileceği karmaşık bir matrisle yönetilmek zorunda kalır.
• Parsiyel taşımacılar: Desi bazlı fiyatlandırma yapısında her müşteriye özel indirim oranı veya sabit birim fiyat uygulayan firmalar. Faturalama sırasında hangi müşterinin ne oranına tabi olduğunu hatırlamak pratikte mümkün değildir.
• Uluslararası taşımacılar ve freight forwarder'lar: Farklı ülkeler, güzergahlar ve taşıma modları (karayolu, denizyolu, havayolu) için ayrı tarife yapısı olan firmalar. Döviz kuru bazlı güncelleme, ek ücretler (yakıt farkı, toll, geçiş) ve müşteri bazında farklılaşan yapı elle yönetimi imkânsız kılar.
• Anlaşmalı müşteri portföyü büyüyen her nakliyat firması: Yeni kazanılan her müşteri yeni bir tarife müzakeresiyle gelir. Firma büyüdükçe bu anlaşmaları güncel, tutarlı ve uygulanabilir tutmak için bir sisteme ihtiyaç doğar.

Sistem özellikle faturada yanlış fiyat uygulandığı için müşteri ile anlaşmazlık yaşayan, muhasebe ve operasyonun birbirine fiyatı sormak zorunda kaldığı firmaların öncelikli çözümüdür. Anlaşmalı tarife yönetimi sistemi devreye girdiğinde bu anlaşmazlıklar dramatik biçimde azalır; hem müşteri memnuniyeti hem de muhasebe verimliliği artar.

Nakliyat firmalarında fiyatlandırma karmaşıklığı büyüme ile birlikte katlanarak artar. On müşteriyle çalışırken Excel yönetilebilir; yüz müşteriye gelindiğinde kontrolden çıkmış olur. Her yeni müşteri anlaşması yeni bir sütun ekler, tarife revizyonları eski satırları geçersizleştirir; dosya zamanla okunaksız ve güvensiz bir hal alır.

• Yanlış fiyat uygulaması: Muhasebe fatura keserken hangi müşterinin hangi özel tarifede olduğunu bilmeyebilir veya güncel versiyonu bulamayabilir. Müşteriye yüksek fiyat kesilirse itiraz ve zaman kaybı, düşük kesilirse kâr marjı erimesi yaşanır. Her iki sonuç da firmanın itibarını zedeler.
• Versiyon karmaşası: Fiyat listesinin "son hali" birden fazla kişinin bilgisayarında farklı Excel dosyalarında var olabilir. Tarihsiz ve versiyonsuz bu dosyalar gerçek anlaşma fiyatını belirsizleştirir; müşteri itirazında hangisinin geçerli olduğu bilinemez.
• Anlaşma geçerlilik takibinin yokluğu: Belirli dönem için yapılan tarife anlaşmaları (örn. altı aylık sabit fiyat) süresi dolduğunda otomatik güncellenmez; eski tarifeyle faturalama devam eder. Hem fazla hem eksik faturalama riski birlikte var olur.
• İnsan faktörüne bağımlılık: Doğru tarifeyi bilen kişi tatile gittiğinde ya da işten ayrıldığında firma bu bilgiyi kaybeder. Kurumsal bellek bireysel belleklerle sınırlı kalır; her ayrılış bir veri kaybıdır.
• Ek ücret tutarsızlığı: Yakıt farkı, bölge ek ücreti, araç tipi farkı gibi kalemlerin her müşteri için farklı uygulanıp uygulanmadığı sistematik biçimde takip edilemez; aynı müşteriye farklı dönemlerde farklı uygulama yapılabilir.

1. Tarife yapısı analizi: Mevcut tüm müşteri tarifeleri, Excel ve sözleşme belgeleri toplanır. Güzergah, ağırlık/hacim aralıkları, dorse tipi, ek ücret kalemleri ve indirim yapıları bir veri sözlüğüne çevrilir. Bu analiz aşaması hem mevcut karmaşıklığı görünür kılar hem de sistemin firmaya tam oturmasını sağlar; atlanması en sık yapılan hatadır.
2. Tarife veri modelinin kurulması: Baz tarife (tüm müşterilere uygulanan liste fiyatı), müşteri tarifeleri (bireysel anlaşma fiyatları) ve geçici kampanya tarifeleri için ayrı katmanlar oluşturulur. Sistem, faturalama anında önce müşteri özel tarifesini, bulamazsa baz tarifeyi otomatik uygular. Hangi katmanın geçerli olduğu her faturada şeffaf biçimde kaydedilir.
3. Kural motoru yapılandırması: Yakıt farkı (akaryakıt fiyatına endeksli otomatik güncelleme), bölge ek ücreti, minimum navlun, araç tipi farkı ve yüksek dönem zammı gibi kurallar sisteme tanımlanır. Bir kural değiştiğinde tek yerden güncelleme yeterlidir; ilgili tüm müşteri tarifelerinde otomatik yansır. Kural motorunun kapsamı ve karmaşıklığı firmanın iş yapısına göre ölçeklendirilir.
4. Mevcut verilerin sisteme aktarımı: Tüm aktif müşteri tarifeleri sisteme yüklenir. Excel'deki tarihsiz veriler düzeltilir, çakışanlar birleştirilir, geçerlilik tarihleri ve revizyon geçmişi kayıt altına alınır. Aktarım sonrası spot kontrol yapılır; tutarsızlıklar raporlanır.
5. TMS ve muhasebe entegrasyonu: Fatura veya teklif oluştururken sistem müşteriyi tanır ve anlaşmalı tarifeyi otomatik çeker. Manuel arama ve doğrulama adımı ortadan kalkar; faturalama hızlanır ve hata oranı düşer.
6. Yönetim ve revizyon akışı: Yeni tarife anlaşması yapıldığında sistem üzerinden girilen değişiklik satış müdürü onayına düşer. Onaylanan tarife aktif hâle gelir; önceki tarife arşive kaldırılır ve geçmiş faturalar için referans olarak erişilebilir kalır. Bu sayede hiçbir tarih belirsizliği yaşanmaz.

Müşteri bazında anlaşmalı tarife bilgileri, firmanızın en hassas ticari sırları arasındadır. Bir müşterinin özel fiyatının başka bir müşteriyle paylaşılması hem güven kaybına hem de anlaşma geçersizliği riskine yol açar. Sistem bu hassasiyeti birden fazla katmanda korur.

• Tarife gizliliği ve görüntüleme kısıtlaması: Satış temsilcisi yalnızca sorumlu olduğu müşterilerin tarifelerini görebilir. Farklı müşterilere özel fiyat karşılaştırması yetkisiz kullanıcılar tarafından yapılamaz. Bu kural muhasebe ile satış ekibi arasında da geçerlidir; herkesin her tarifeyi görmesi hem güvenlik hem de ticari sır açısından sakıncalıdır.
• Dışa aktarım denetimi: Tarife listesinin toplu dışa aktarımı (tam müşteri fiyat matrisi) yalnızca üst düzey yönetici yetkisiyle mümkündür. Yetkisiz veri kopyalama ve çalışan çıkışında veri sızıntısı önlenir.
• Versiyon ve değişiklik logu: Tarifede yapılan her değişiklik — kim değiştirdi, ne zaman, önceki değer neydi, yeni değer ne oldu — tam kayıt altındadır. Müşteri itirazında veya iç denetimde bu log kanıt niteliği taşır; sözlü anlaşmazlıklar kolayca çözülür.
• KVKK kapsamı: Müşteri firma iletişim kişilerinin adı, e-postası ve telefonu kişisel veri kapsamındadır. Bu veriler aydınlatma metni çerçevesinde saklanır; saklama süresi politikası yapılandırılır. İş ilişkisi sona eren müşterilerin kişisel veri anonimleştirmesi otomatik planlanabilir.
• Şifreli altyapı: Tüm trafik HTTPS üzerinden akar; veritabanı şifreli yedeklenir. Sunucu erişimi kısıtlı yetkilerle yönetilir.

Sistem 30.000 TL – 80.000 TL aralığında fiyatlandırılır. Tarife karmaşıklığı ve entegrasyon kapsamı fiyatı belirler.