Sözleşme, Kaparo & Komisyon Yönetim Modülü

Bu modül, kaparo ve komisyon süreçlerini hâlâ kağıt, sözlü mutabakat veya e-posta zinciriyle yürüten her büyüklükteki emlak ofisi için tasarlanmıştır.

• Satış hacmi yüksek ofisler: Ayda 5–10 ve üzeri satış kapayan ofislerde komisyon takibi hızla karmaşık hale gelir. Kim ne aldı, ofis payı ne, danışman payı ne, KDV hesaplandı mı — bunları Excel'de tutmak iş büyüdükçe risk üretir. Modül her kapanışı standart kayıt formatında saklar ve komisyon hesabını otomatik yapar.
• Danışmana komisyon paylaşımı yapan ofisler: Danışman komisyon oranları sabit olmayabilir: kıdem, hedef aşımı veya anlaşmaya göre değişebilir. Bu kural setini sistemde tanımlamak; her kapanışta tartışma yerine sisteme bakmak demektir.
• Kaparo konusunda sık sorun yaşayan ofisler: Alıcı cayarsa kaparo ofisin mi, satıcının mı? Ne zaman, nasıl, kime iade edilir? Bu sorular kapora alınmadan önce yazılı olarak netleştirilmeli ve imzalanmalı. Modül bu aşamayı standart forma bağlar.
• Taksitli komisyon veya ertelenmiş ödeme kabul eden ofisler: Bazen komisyon tapudan sonra ödeniyor; bazen kısmi kaparo, kalanı tapuda. Bu yapılar ödeme takvimi olmadan takip edilemiyor. Sistem her ödeme adımını ayrı kayıt olarak tutar ve vade tarihinde hatırlatır.
• Hukuki şikayetle karşılaşma riski yüksek ofisler: Büyüyen iş hacmiyle birlikte hukuki risk de büyür. Yazılı süreç hem müşteriyle hem de danışmanla olası anlaşmazlıklarda size güçlü bir konum sağlar.

Emlak sektöründe kaparo ve komisyon sorunları öngörülebilir kalıplarda tekrar eder.

Kaparo miktarı hatırlanmıyor. Anlaşma sözlü yapıldı. Alıcı 50.000 TL'yi kapora olarak bıraktı. Bir hafta sonra alıcı cayıyor; satıcı "iade etmem" diyor. Alıcı "iade olacağını söylediniz" diyor. Herkes farklı şey hatırlıyor. Danışman ortada kalıyor. Yazılı belge olmadığında bu anlaşmazlığı çözmek zordur.

Komisyon oranı tartışması. Satış kapandı; şimdi komisyon konuşuluyor. Alıcı "yüzde bir dediler" diyor, danışman "yüzde iki" diyor. Satış öncesi imzalanan bir belge olmadığında bu tartışma hem vakti çalar hem ilişkiyi zedeler.

Danışman-ofis komisyon paylaşımı net değil. Danışman "benim müşterimdi, yüzde altmış benim" diyor; yönetici farklı düşünüyor. Bu anlaşmazlıklar yazılı sözleşme ve net kural seti olmadan her kapanışta yeniden üretilir.

Ödeme takibi dağılıyor. Komisyon üç taksitte ödenecekti. İlk taksit geldi, ikincisi? Takvim yoksa takip yok; zaman geçiyor, para sorulmuyor, sonra kötü bir sohbet yaşanıyor.

Bu modül tüm bu senaryoları kayıt altına alır: tutar, oran, iade koşulu, ödeme takvimi ve taraf imzaları dijital olarak saklanır. Sözlü anlaşma dönemini kapatır.

Modül üç birbirine bağlı akışta çalışır: sözleşme oluşturma, kaparo takibi ve komisyon hesaplama.

1. Sözleşme Şablonu ve Dijital İmza

Ofisinizin standart satış vaadi ve kiralama sözleşme şablonları sisteme yüklenir. Kapanış aşamasında danışman; portföy, alıcı, satıcı ve anlaşma koşullarını seçerek sözleşme otomatik doldurulur. Kaparo tutarı, iade koşulları (alıcı cayarsa / satıcı cayarsa), teslim tarihi ve varsa özel maddeler forma girilir. Sözleşme e-imza veya ıslak imza için PDF olarak çıktı alınır; imzalanan belge sisteme yüklenerek dosyaya bağlanır.

2. Kaparo Takip Modülü

Kaparo alındığında tutar, tarih, alıcı ve ödeme biçimi (nakit, havale) sisteme kaydedilir. Kaparo iade durumunda (cayma vb.) iade tarihi ve tutarı işlenir. Her kapanış dosyasında kaparo statüsü (alındı / iade edildi / mahsup edildi) anlık görünür. Satıcı veya alıcıya kaparo makbuzu PDF olarak iletilebilir.

3. Komisyon Hesaplama ve Ödeme Takvimi

Kapanış kaydedildiğinde satış bedeli üzerinden tanımlı komisyon oranı otomatik hesaplanır. Ofis-danışman paylaşım kuralı (sabit oran veya kademeli) sisteme bir kez tanımlanır; her kapanışta otomatik bölünür. Komisyon taksitli ise ödeme takvimi oluşturulur; vade tarihlerinde sorumlu danışmana ve yöneticiye hatırlatıcı gider.

Modül bedeli 40.000 – 100.000 TL (KDV hariç); entegrasyon kapsamına göre değişir.

Bu modül finansal veri ve hukuki belgeleri barındırır; güvenlik ve veri bütünlüğü kritik önem taşır.

• Belge bütünlüğü: Yüklenen sözleşme ve imzalı belgeler hash değeriyle depolanır; sonradan değiştirip değiştirilmediği doğrulanabilir. Belge versiyonlama sistemi tüm revizyonları saklar.
• Erişim kısıtlaması: Kapanış dosyasına yalnızca ilgili danışman ve yönetici erişebilir. Komisyon tutarları danışmanlar arası görünmez; herkes kendi payını görür.
• Finansal veri güvenliği: Kaparo tutarları ve komisyon verileri şifreli sütunlarda saklanır. Veritabanına doğrudan erişim engellenir; yalnızca uygulama katmanı üzerinden veri okunur.
• KVKK uyumu: Sözleşmelerde alıcı ve satıcının kişisel verileri işlenir; aydınlatma yükümlülüğü taraf imzalamadan önce yerine getirilir. Sözleşme arşiv süresi hukuki gereklilik olan 10 yıla göre yapılandırılır.
• Yedekleme: Tüm sözleşme ve finansal kayıtlar günlük yedeklenir; 10 yıllık arşiv politikasına uygun coğrafi yedekleme yapılır.