Filo Araç Takip & Periyodik Bakım Sistemi

Araç sayısı arttıkça bakım takibi her şirket için önemli bir operasyonel sorun hâline gelir. Bu sistem aşağıdaki yapılar için özellikle değerlidir.

• Büyüyen rent a car filolar: 10 araçla başlayan firma 30'a, 50'ye ulaştığında kafadan takip artık mümkün değildir. Hangi aracın bakımı ne zaman, hangisinin sigortası bitmek üzere — bu bilgiler sistem olmadan kaçar. Bir aracın güncel muayenesiz trafiğe çıkması hem yasal risk hem de kiracıya güvensizlik yaratır.
• Uzun dönem araç kiralama şirketleri: Aracı 6 ay, 12 ay ya da daha uzun süreyle şirketlere kiralayan firmalar için dönem içi bakım takibi kritiktir. Araç kiracıda iken yapılması gereken bakımın planlanması, kiracıyla koordinasyonun sağlanması ve maliyetin kimin üstleneceğinin takibi sistem üzerinde yönetilir.
• Kurumsal araç filosu yöneten işletmeler: Kendi çalışanlarına araç tahsis eden büyük şirketler için de bu sistem geçerlidir. Her aracın tahsis kaydı, periyodik bakım sorumluluğu ve maliyet merkezi dağılımı tek panodan takip edilir.
• Çok markalı filo yöneticileri: Farklı marka ve model araçlardan oluşan filolarda her modelin bakım aralığı farklıdır. Sistem, marka/model bazlı bakım şablonları tanımlamaya olanak verir; her araca uygun hatırlatma kuralı ayrı ayrı işlenir.
• Sigorta ve yasal yükümlülükleri yakından takip etmek isteyen firmalar: Trafik sigortası, kasko, egzoz muayenesi ve zorunlu araç muayene tarihlerinin sistematik takibi hem yasal uyum hem mali planlama açısından zorunludur.

Filo takip sistemi olmayan firmaların yaşadığı sorunlar hem operasyonel hem mali hem de yasal boyut taşır.

Muayene ve sigorta tarihlerinin kaçırılması

Muayenesi geçmiş bir araç trafik kontrolünde ceza yedirir, daha kötüsü kiracının başına iş açar. Sigorta süresi biten araçla meydana gelen kaza ise şirkete büyük mali yük getirir. Sistem, her araç için muayene ve sigorta bitiş tarihlerini takip eder; 30, 15 ve 7 gün öncesinde e-posta ve SMS uyarısı gönderir.

Periyodik bakımın geciktirilmesi ve arıza maliyeti

Zamanında yapılmayan yağ değişimi ya da filtre bakımı motor arızasına, lastik rotasyonu kaçırılması zamansız lastiğe dönüşür. Bir araç arızalandığında hem o günün kiralama geliri kaçar hem de müşteri mağduriyeti doğar. Planlı bakım, arıza kaynaklı akut maliyet yerine öngörülebilir bütçe sağlar.

Bakım maliyetinin kontrol edilememesi

Hangi araca ne kadar bakım masrafı harcandı? Hangi araç en fazla arıza üretti? Bu sorulara yanıt olmadan araç yenileme ve filo optimizasyon kararları isabetsiz olur. Sistem, araç başına kümülatif bakım maliyeti raporunu otomatik üretir; hangi araçların filo dışı çıkarılması gerektiğine veri odaklı karar verilir.

Farklı personelin farklı bakım rutinleri

Bir sürücü bakım yaptırdığında kayıt tutmazsa, bir sonraki sorumlu aynı bakımı erken yaptırabilir ya da geç kalabilir. Merkezi bakım geçmiş kaydı bu tutarsızlığı ortadan kaldırır. Her personel sistemden aracın son bakım tarihini ve bir sonraki bakım zamanını anlık görür.

Filo büyüdükçe artan kontrol kaybı

Araç sayısı arttıkça kimin hangi bakımı takip ettiği belirsizleşir. Sorumluluk boşlukları doğar ve kaçırılan bakımlar artar. Sistem, her araca bir sorumlu atar; bu sorumluya özelleştirilmiş bildirim gönderilir.

Proje bedeli 50.000 TL – 120.000 TL arasındadır. Düzenli bakımlı araçların sigorta ve arıza maliyetleri düşer; bu tasarruf yatırımı hızla amorti eder.

1. Filo analizi ve veri toplama (1. hafta): Mevcut araç listesi, her aracın son bakım tarihi, mevcut km, muayene ve sigorta bitiş tarihleri derlenir. Bakım kategorileri (yağ değişimi, lastik rotasyonu, fren, vites, filtre, kaporta) ve her araç grubu için bakım aralıkları belirlenir. Mevcut kayıtlardaki eksik veriler tespit edilir; tamamlama planı çıkarılır.
2. Araç profili ve bakım şablonu oluşturma (2–3. hafta): Her araç için plaka, marka, model, km ve yasal belge tarihleri içeren profil oluşturulur. Marka/model bazlı bakım şablonları tanımlanır; şablon bir araca atandığında tüm periyodik bakım hatırlatmaları otomatik programlanır. Üretici bakım takvimi dışında firmanın özel bakım rutinleri de şablona eklenebilir.
3. Hatırlatma ve bildirim sistemi (4. hafta): Muayene, sigorta ve periyodik bakım yaklaşan tarihler için 30-15-7 gün öncesi otomatik e-posta ve SMS bildirimleri kurulur. Bildirimler sorumlu personele, yöneticiye veya her ikisine gönderilebilir. Bildirim almak istemeyen saatler (gece yarısı vb.) için gönderim penceresi yapılandırılır.
4. Bakım geçmişi kayıt modülü (5. hafta): Bakım yapıldığında personel sisteme servis tarihi, km, yapılan işlem ve fatura tutarını girer. Bu kayıt araç profil sayfasında kronolojik bakım geçmişi olarak görünür; PDF çıktı alınabilir. Fatura görseli ek olarak yüklenebilir; muhasebe belgesi arşivi otomatik oluşur.
5. Maliyet raporlama ve filo panosu (6–7. hafta): Araç başına aylık/yıllık bakım maliyeti grafiği, en yüksek arıza üreten araç listesi ve önümüzdeki 90 gün içinde bakım veya muayenesi gelen araç takvimi pano üzerinde sunulur. Yöneticiye haftalık özet e-posta isteğe bağlı olarak yapılandırılır.
6. Test ve canlıya geçiş (8–10. hafta): Tüm bildirim senaryoları test edilir; gerçek filo verisiyle sistem açılır. Bildirim zamanlaması ve bakım eşleştirme doğruluğu onaylanır. Ekip eğitimi ve 30 günlük teknik destek süreci başlar; bu sürede tespit edilen hatalar ücret alınmadan giderilir.

Filo yönetim sistemi araç konumu, kullanım verisi ve personel kimlik bilgilerini işleyebileceğinden güvenlik ve gizlilik altyapısı titizlikle kurulur.

• Rol tabanlı erişim denetimi: Filo sorumlusu tüm araçları görür; sürücü veya şube personeli yalnızca sorumluluğundaki araçlara erişir. Her erişim zaman damgalı kayıt altına alınır. Yetkisiz araç profiline erişim girişimi sistem tarafından loglanır ve yöneticiye bildirilir.
• GPS/konum verisi KVKK bildirimi: Araç konum verisi işleniyorsa çalışanlar veya kiracılar bu konuda önceden bilgilendirilmeli; açık rıza alınmalıdır. Sistem, bu bildirimi kayıt akışına entegre edecek şekilde yapılandırılır. Konum verisi yalnızca yetkili kişiler tarafından görüntülenebilir.
• Bakım faturası ve mali veri güvenliği: Sisteme yüklenen fatura ve makbuz görselleri şifreli depolama alanında tutulur; yetkisiz personel bu dosyalara erişemez. Finansal raporlara erişim yalnızca yönetici rolüyle sınırlıdır.
• Veri yedekleme ve kurtarma: Tüm bakım geçmişi ve araç profil verileri günlük yedekleme ile korunur; sunucu arızasında veri kaybı riski en aza indirilir. Yedek dosyalar farklı coğrafi konumdaki sunucuda saklanır.
• Penetrasyon riski azaltma: Admin paneli güçlü şifre politikası ve iki faktörlü doğrulama ile korunur; oturum süresi dolduğunda otomatik çıkış sağlanır. Başarısız giriş denemeleri belirli eşiği aştığında hesap geçici olarak kilitlenir.
• Yasal belge saklama uyumu: Araç muayene ve sigorta belgeleri, vergi mevzuatındaki saklama sürelerine uygun biçimde arşivlenir. Süre dolduğunda sistem silme talebi oluşturur; yönetici onayıyla işlem gerçekleştirilir.

Teslimde güvenlik kontrol listesi ve KVKK konum verisi işleme belgesi dahil edilir.