HGS, Yakıt & Trafik Cezası Takip Sistemi

Trafik cezası ve HGS takibinde sistematik güçlük yaşayan her kiralama firması için bu modül doğrudan gelir koruma aracıdır.

• Günlük kiralama yapan firmalar: Aynı araç, bir ay içinde farklı kiracılara defalarca çıkar. Hangi ceza hangi kiracının dönemine ait olduğunu belirlemek manuel takiple neredeyse imkânsızdır. Sistem, ceza tarih-saat bilgisini kiralama kaydıyla otomatik eşleştirir; sorumlu kiracıyı saniyeler içinde tespit eder.
• HGS açık hesabı olan filo firmaları: Otoyol ve köprü geçişlerinde toplu HGS hesabı kullanan firmalar, dönem sonunda hangi aracın ne kadar harcadığını ayrıştırmak zorundadır. Özellikle uzun dönem kiralama sözleşmelerinde bu masraf kiracıya yansıtılabilir; sistem bunu otomatik hesaplar.
• Kurumsal filo yöneten şirketler: Çalışanlara araç tahsis eden firmalar, HGS ve yakıt giderlerini departman veya maliyet merkezi bazında raporlamak ister. Bu sistem o ayrıştırmayı otomatik yapar.
• Yüksek ciro, yüksek ceza hacmi olan firmalar: Büyük filo ve yoğun kiralama döngüsü olan firmalar, aylık düzinelerce ceza bildirimi alabilir. Manuel takip hem zaman alır hem de cezaların bir kısmının tahsil edilmeden kapanmasına yol açar.
• Kira sözleşmesine ceza maddesi eklemek isteyen firmalar: Ceza ve HGS borcu tahsilatını sözleşme şartlarına bağlamak isteyen firmalar, bu modülü hukuki metin ve bildirim akışıyla birlikte kullanarak hem sözleşmesel hem operasyonel altyapıyı kurar.

Bu modül, mevcut rezervasyon sistemine eklenti olarak konumlandırılabileceği gibi bağımsız modül olarak da kurulabilir.

Trafik cezaları ve HGS borçları rent a car sektöründe gizli bir gelir sızıntısıdır; çoğu firma bu kaybın gerçek büyüklüğünü ölçmez bile.

Kiracıdan kaynaklanan cezanın tahsil edilememesi

Kiracının döneminde kesilen hız cezası, kırmızı ışık ihlali veya park cezası tescil plakası üzerinden şirkete gelir; itiraz etmeden ödenmezse idari yaptırım başlar. Kiracıyı bulmak, irtibata geçmek ve cezayı tahsil etmek için prosedür yoksa para şirketten gider. Sistem, ceza tarihini kiralama kaydıyla karşılaştırarak sorumlu kiracıyı otomatik belirler ve talep bildirimi gönderir.

HGS bakiyesinin sessizce tükenmesi

HGS hesabı bakiyesi fark edilmeden sıfırlanır; sonraki araç geçişlerinde ceza kesilir. Düzenli bakiye kontrolü ve düşük bakiye uyarısı bu riski ortadan kaldırır.

Yakıt giderinin araç bazında takip edilememesi

Hangi araç ne kadar yakıt harcıyor? Aşırı tüketim fark edilemiyor. Araç bazında yakıt gideri hem sürücü davranışına hem bakım durumuna hem de araç verimliliğine ilişkin önemli veri üretir.

Aylar sonra gelen ceza sürprizleri

İdari itiraz süresi genellikle 15 gündür. Kiracıya ulaşmak, cezanın dönemini doğrulamak ve itiraz veya ödeme talebini iletmek bu süre içinde tamamlanmazsa itiraz hakkı kaybolur, ceza şirkete kalır. Sistem, yeni ceza kaydını anında ekrana taşır ve sorumlu personele bildirim gönderir. Geri sayım ekranda görünür; süre kaçmaz.

Kümülatif ceza birikimi ve yönetim maliyeti

Tek tek küçük görünen cezalar, aylık toplamda önemli bir rakama ulaşır. Takip altında olmayan firmalar bu birikimi ancak muhasebe döneminde fark eder. Sistem, açık cezaların toplam tutarını gerçek zamanlı olarak pano üzerinde gösterir; yönetici her an durumu görür.

Yatırım aralığı 25.000 TL – 60.000 TL'dir. Aylık kaçan ceza miktarını hesapladığınızda geri dönüş süresi genellikle bir sezonu geçmez.

1. Ceza ve HGS veri akışının analizi (1. hafta): Trafik cezalarının nasıl geldiği (e-Devlet bildirimi, posta, jandarma tebligatı) ve HGS hesabı yapısı incelenir. Otomatik entegrasyon mümkünse API bağlantısı, mümkün değilse manuel veri girişi akışı tasarlanır. Son 6 aylık ceza geçmişi incelenerek aylık ortalama ceza adedi ve tahsilat oranı analiz edilir.
2. Ceza-kiralama eşleştirme mantığı (2. hafta): Ceza tarih ve saati, aynı plakalı aracın kiralama takvimindeki kiracıyla eşleştirilir. Ceza saati kiralama aralığının içindeyse sistem sorumluluğu otomatik kiracıya atar; değilse 'şirket dönemi' olarak işaretlenir. Eşleşemeyen ceza kayıtları için manuel inceleme kuyruğu oluşturulur.
3. Kiracı bildirim ve tahsilat akışı (3. hafta): Sorumlu kiracıya sistem üzerinden e-posta veya SMS ile ceza tutarı, tarihi, itiraz süresi ve ödeme talebi gönderilir. Kiracı ödeme yaparsa kayıt kapanır; yapmaz ise takip hatırlatmaları belirli aralıklarla devam eder. 15 günlük itiraz süresi geri sayımı ekranda gösterilir. Tüm iletişim geçmişi sistemde arşivlenir.
4. HGS bakiye takibi ve uyarı sistemi (4. hafta): Filo bazında HGS bakiyesi manuel veya API ile sisteme girilir. Belirlenen eşik altına düştüğünde otomatik uyarı gönderilir. Araç ve dönem bazında geçiş masrafları raporlanır; uzun dönem kiracılara yansıtılacak HGS tutarı otomatik hesaplanır.
5. Yakıt gider kaydı ve maliyet raporu (5. hafta): Her araç için yakıt alımı (tarih, litre, tutar) sisteme girilir ya da kurumsal yakıt kartı raporu aktarılır. Araç başına aylık yakıt maliyeti, 100 km tüketim hesabı ve önceki dönemlerle karşılaştırma otomatik raporlanır. Aşırı tüketim tespitinde yöneticiye uyarı gönderilir.
6. Test ve canlıya geçiş (6. hafta): Gerçek ceza ve kiralama verileriyle eşleştirme testi yapılır, bildirim akışları doğrulanır, itiraz süresi geri sayımı kontrol edilir. Kullanım eğitimi verilir, sistem canlıya alınır; 30 günlük teknik destek başlar.

Trafik cezası ve HGS verileri aracın plakasını, kiracının kimliğini ve hareket bilgilerini içerdiğinden gizlilik ve KVKK uyumu kritik öneme sahiptir.

• Kiracı kişisel verisinin korunması: Sisteme kaydedilen kiracı adı, TC kimlik ve iletişim bilgisi yalnızca yetkili kullanıcılar tarafından görüntülenebilir. Ceza bildirimi üçüncü taraflarla paylaşılmaz; kiracı bilgisi yalnızca tahsilat amacıyla kullanılır.
• Hareket verisi ve KVKK: HGS geçiş kayıtları araç hareketine ilişkin bilgi içerdiğinden, bu verinin uzun dönem kiracılara veya şirket çalışanlarına ait araçlarda işlenmesi için açık rıza alınması ve aydınlatma yapılması gerekir. Sistem bu uyarıyı kayıt akışına entegre eder. KVKK kapsamındaki hareket verisi işleme kaydı sisteme dahildir.
• İtiraz iletişim arşivi: Kiracıya gönderilen tüm ceza bildirimleri, tarih ve saat damgasıyla arşivlenir. Olası itiraz veya hukuki süreçte kanıt niteliği taşır. Arşiv 5 yıl süreyle korunur; sonrasında otomatik silme talebi oluşturulur.
• Veri erişim denetimi: Muhasebe personeli tahsilat durumunu görür; operasyon personeli ceza eşleştirmesini yapar; yönetici tüm raporu görür. Her seviyede erişim log kaydıyla izlenir; yetkisiz erişim girişimleri yöneticiye anlık bildirilir.
• Güvenli veri aktarımı ve depolama: Ceza verileri sisteme aktarılırken HTTPS üzerinden şifreli bağlantı zorunlu tutulur; dosya yüklemeleri virüs taramasından geçer. Veritabanı şifreli alanda tutulur; günlük yedekleme yapılır.
• Sözleşme maddesi uyarısı: Ceza ve HGS tahsilat hakkını hukuken kullanabilmek için kiralama sözleşmesinde ilgili maddenin bulunması zorunludur. Bu madde olmadan kiracıya rücu etmek güçleşir; sistem tesliminde taslak madde metni avukat incelemesi için sunulur.