Optik Mağaza Komple Yönetim Sistemi (Reçete+Stok+SGK)
Optik mağaza yönetim sistemi; reçete arşivini, SGK fatura sürecini ve stok durumunu tek ekrandan yönetmenizi sağlar. Müşteri geçmişine saniyeler içinde erişin, SGK hatalarını azaltın, stok dışı satışı önleyin. Bedel 50.000–130.000 ₺ tek seferlik ödeme ile sunulmaktadır.
Kimler için uygun?
Bu sistem, reçete yönetimi, stok takibi ve SGK faturalamasını ayrı araçlarla yürüten her optik mağazası için kapsamlı bir dönüşüm platformudur.
Özellikle şu profillere uygundur:
- SGK anlaşmalı bağımsız optikçiler: SGK fatura süreci; doğru reçete numarası girişi, doğru ürün kodu, eksiksiz evrak ve zamanında gönderim gerektiren hassas bir akıştır. Herhangi bir adımdaki hata red kararıyla sonuçlanır ve ödeme gecikmesine yol açar. Sistem bu adımların tamamını yönlendirmeli formlarla destekler ve hata riskini belirgin biçimde azaltır.
- Çok şubeli optik zincirleri: Her şubede bağımsız müşteri kaydı ve stok tutulduğunda, bir müşterinin başka şubede yaptırdığı gözlüğün geçmişi görülemez. Merkezi müşteri profili, hangi şubede hizmet verilmiş olursa olsun tam reçete geçmişini sunar.
- Yüksek müşteri hacmine sahip mağazalar: Günlük onlarca müşteri hizmeti veren ve çerçeve+cam stoğunu eş zamanlı yönetmesi gereken mağazalarda manuel süreçler kaçınılmaz olarak hata üretir. Sistem bu işlemleri otomatize ederek personel verimliliğini artırır.
- Müşteri sadakati ve yenileme döngüsünü yönetmek isteyenler: Gözlük kullanıcılarının genellikle 12–24 ayda bir kontrol yaptırması veya numarasının değişmesi gerekir. Otomatik hatırlatma sistemi doğru müşteriyi doğru zamanda geri çağırarak satışı tetikler.
Optik mağaza yönetim sistemi, mağazanın büyüklüğüne ve ihtiyaçlarına göre 50.000–130.000 ₺ tek seferlik yatırımla kurulmaktadır. Bu bedel; SGK hatalarından kaçınılan ödeme kayıpları ve artan müşteri geri dönüş oranıyla kısa sürede karşılanır.
Hizmet, ulusal optik zincirlerinin kullandığı kurumsal yazılımlara kıyasla mağazanıza özel geliştirilen, yerel mevzuata uyumlu ve kendi altyapınızda çalışan bir çözüm sunar.
Karşılaştırma:
Özellik Kâğıt+Excel+SGK Portalı Optik Mağaza Yönetim Sistemi Reçete arama süresi Dakikalar (klasör) Saniyeler (dijital arama) SGK fatura hatası riski Yüksek (elle giriş) Düşük (yönlendirmeli form) Stok durumu görünürlüğü Günlük Excel güncellemesi Gerçek zamanlı Müşteri hatırlatma Yok veya manuel Otomatik SMS/e-posta Çok şube desteği Yok Merkezi yönetim
Hangi problemi çözer?
Optik mağazası yönetimi; hasta/müşteri verisi, sağlık ekipmanı ve sigorta faturalandırması gibi farklı alanlara ait süreçleri aynı anda yönetmeyi gerektirir. Bu yük, dağınık araçlarla çalışıldığında operasyonel aksaklıklara dönüşür.
- Reçete arşivinin dağınıklığı: Kâğıt reçeteler klasörlerde birikirken arama yapılamaz hale gelir. Yılar önce yapılan gözlük ölçülerine ulaşmak müşteriyi bekletir ve güven zedelenmesine yol açar. Dijital arşiv tüm reçetelere müşteri adı, tarih veya göz numarasıyla anında ulaştırır.
- SGK red kararları ve geç ödemeler: Yanlış ürün kodu, eksik belge veya hatalı reçete numarası gibi küçük hatalar SGK faturasının reddedilmesiyle sonuçlanır. Reddi fark etmek gecikirse itiraz süresi kaçar ve alacak silinir. Sistem fatura gönderimini adım adım rehberlik ederek kontrol dışı hataları en aza indirir.
- Stok dışı satış ve boş raf: Çerçeve ve cam stokları ayrı Excel tablolarında tutulduğunda güncel durum hep belirsizdir. Stokta olmayan ürünün satılması veya popüler bir çerçevenin tükenmesinin fark edilmemesi hem müşteri memnuniyetini hem de ciroyu olumsuz etkiler.
- Müşteri yenileme döngüsünün kaçırılması: Gözlük kullanıcıları düzenli göz kontrolü yaptırması gerektiğinde bunu sıklıkla erteler. Zamanında gönderilen kişiselleştirilmiş hatırlatma mesajı müşteriyi mağazaya geri çağırır; bu fırsatın kaçırılması satış kaybıdır.
- Çok şubede tutarsızlık: Birden fazla şubesi olan işletmeler için her şubenin ayrı çalışması, müşteri verisi paylaşımını ve envanter transferini pratik olarak imkânsız kılar. Merkezi sistem tüm şubeleri tek noktadan görünür kılar.
Bu sorunların her biri ayrı çözümler gerektiriyor gibi görünse de hepsinin ortak nedeni entegre bir veri platformunun yokluğudur. Optik mağaza yönetim sistemi bu eksikliği gidererek tüm süreci tek çatı altında yönetilir hale getirir.
Somut teslimatlar
- Reçete ve Müşteri Profili Modülü — Göz ölçüsü, reçete geçmişi ve iletişim bilgilerini içeren aranabilir dijital müşteri profil sistemi.
- Çerçeve ve Cam Stok Yönetimi — Gerçek zamanlı stok takibi, kritik stok uyarısı ve ürün katalog yönetimi ile toplu ürün aktarım aracı.
- SGK Fatura Entegrasyonu — SGK uyumlu fatura oluşturma, gönderme ve yanıt takibi; red durumunda açıklamalı uyarı ve itiraz rehberliği.
- Otomatik Hatırlatma Motoru — Gözlük yenileme ve göz kontrolü için kişiselleştirilmiş SMS ve e-posta hatırlatma zamanlaması.
- Yönetim Panosu ve Raporlama — Günlük satış, SGK tahsilat durumu, stok devir hızı ve müşteri dönüş oranını gösteren yönetici panosu.
- Veri Aktarımı, Eğitim ve Kullanım Kılavuzu — Mevcut arşivin sisteme taşınması, personel eğitimi ve yazılı ile video kullanım kılavuzu teslimi.
Süreç nasıl işler?
- İş süreci analizi ve ihtiyaç belirleme (1–2. hafta): Mevcut reçete yönetimi, stok takibi ve SGK faturalama akışları belgelenir. Hangi verilerin mevcut sistemlerden aktarılacağı (müşteri listesi, reçete geçmişi, ürün kataloğu) belirlenir. SGK anlaşma kapsamı ve fatura formatı incelenir; entegrasyon gereksinimleri netleştirilir.
- Sistem mimarisi ve ekran tasarımı (2–4. hafta): Reçete modülü (müşteri profili, göz ölçüleri, reçete geçmişi), stok modülü (çerçeve, cam, aksesuar), SGK fatura modülü ve hatırlatma otomasyon modülü tasarlanır. Kullanıcı arayüzü; hızlı müşteri arama, reçete girişi ve stok güncelleme odaklı olacak biçimde prototiplenip onaylanır.
- Geliştirme (4–8. hafta): Dört ana modül geliştirilir. Müşteri arama ve reçete kayıt ekranı tamamlanır. Çerçeve ve cam stok yönetimi, ürün katalog entegrasyonu ve kritik stok uyarıları devreye alınır. SGK fatura akışı ve doğrulama kontrolleri uygulanır. Otomatik hatırlatma zamanlama motoru kurulur.
- Veri aktarımı ve test (8–10. hafta): Mevcut kâğıt reçeteler veya Excel kayıtları sisteme aktarılır; büyük hacimli geçmiş veriler için toplu yükleme yapılır. Gerçek fatura senaryoları ile SGK entegrasyonu test edilir. Stok sayım doğruluğu kontrol edilir.
- SGK entegrasyon doğrulaması (10–11. hafta): Test faturalar SGK sistemine iletilir ve yanıt akışı doğrulanır. Red senaryolarında sistemin uyarı ürettiği ve itiraz rehberliği sağladığı test edilir.
- Personel eğitimi ve canlıya geçiş (11–12. hafta): Tüm personele reçete girişi, stok güncelleme ve fatura işlemi konularında uygulamalı eğitim verilir. Sistem canlıya alınır; ilk iki haftada yakın teknik destek sürdürülür. Kullanım kılavuzu ve video eğitim materyali teslim edilir.
Sizden gerekenler
- Mevcut müşteri reçete kayıtları (kâğıt veya dijital) ve stok listesi; aktarım için yapı ve format bilgisi ile veri hacmi tahmini.
- SGK anlaşma kodu, sözleşmeli optisyen bilgileri ve SGK entegrasyon portalı erişim bilgileri; yoksa SGK entegrasyon başvuru süreci proje başlangıcında birlikte yönetilir.
- Sistemin kurulacağı sunucu veya bilgisayar altyapısı; çok şubeli yapı için şubeler arası internet bağlantısı ve merkezi sunucu veya bulut tercihi kararı.
Kapsam dışında
- SGK anlaşması başvurusu ve optisyen yetkilendirme süreci; bu işlemler devlet kurumlarıyla ayrıca yürütülür, sistem mevcut anlaşmalar üzerine kurulur.
- SMS gönderim maliyeti; hatırlatma altyapısı kurulur ancak SMS sağlayıcısı abonelik ücreti müşteri tarafından karşılanır.
- Donanım satın alımı (barkod okuyucu, yazıcı, tablet); yalnızca yazılım kurulumu ve entegrasyon kapsama dahildir, donanım önerileri ayrıca sunulur.
Güvenlik, KVKK ve gizlilik
Optik mağazaları; göz sağlığı verisi, kimlik bilgisi ve SGK sigorta verileri gibi son derece hassas kişisel veri işlemektedir. Bu sistem bu hassasiyeti merkeze alarak her katmanda güvenlik gözetilecek biçimde tasarlanmıştır.
Kişisel sağlık verisi ve KVKK: Göz reçeteleri ve görme değerleri özel nitelikli kişisel veri kapsamına girebilir; işlenmesi için açık rıza veya meşru amaç zorunludur. Sistem, müşteri rızası kayıt altyapısını içerir. KVKK aydınlatma metni şablonu teslim edilir; hukuki metin doğrulaması için ayrıca avukat desteği önerilir.
SGK verisi güvenliği: SGK fatura verileri kimlik numarası, sağlık reçetesi ve finansal tutar içermektedir. Tüm bu veriler şifreli bağlantı üzerinden iletilir ve şifreli veritabanında saklanır. Yetkisiz erişim rol tabanlı erişim kontrolüyle engellenir; optisyen, kasiyer ve müdür yetki seviyeleri ayrıdır.
Yedekleme ve iş sürekliliği: Müşteri reçete arşivi ve stok verileri otomatik yedekleme sistemiyle korunur. Sunucu arızasında en kısa sürede son yedeğe geri dönme hedeflenir. Yedekleme konfigürasyonu kuyumcu veri yedekleme hizmetiyle entegre çalışacak biçimde yapılandırılabilir; bu tercih proje başlangıcında değerlendirilir.
Veri saklama süresi ve otomatik silme: Müşteri verileri yasal zorunluluklar çerçevesinde belirlenen süreler boyunca saklanır. Bu süre geçtikten sonra otomatik silme mekanizması devreye girer; KVKK'nın saklama süresiyle orantılılık ilkesi bu şekilde karşılanır.
Değişmez denetim izi: Kimin hangi reçeteye eriştiği, hangi faturayı gönderdiği ve hangi stok hareketini kaydettiği zaman damgasıyla loglanır. Bu loglar geriye dönük değiştirilemez biçimde saklanır; hem iç denetim hem de SGK ve KVKK denetimleri sırasında sunulabilecek güvenilir delil niteliği taşır.
Sık sorulan sorular
İlgili ürünler
Sonraki adım
Kapsamı netleştirelim, şeffaf bir teklif çıkaralım. Hazır olmayan hiçbir şeyi "hemen kullanın" diye satmıyoruz.
Teklif Al