Teknik Servis & Arıza Takip Sistemi
Klima çalışmıyor ama oda satışa açık. Asansör uyarı veriyor ama iş emri yok. Misafir şikayeti için resepsiyon haberdar değil. Otel arıza takibi sistemi bildirimi, atamayı, takibi ve kapanışı kayıt altına alır. Hangi arıza nerede, kimin üzerinde, ne zamandır bekliyor — tek ekranda görürsünüz.
Kimler için uygun?
Teknik Servis & Arıza Takip Sistemi, en az bir bakım/teknik ekibine sahip ve oda arızalarını sistematik izlemek isteyen her konaklama tesisi için uygundur. Arızaların sözlü aktarım veya kağıt iş emriyle yönetildiği her tesis bu sistemle verimlilik ve misafir memnuniyeti kazanır.
En yüksek değeri şu profiller elde eder:
- 50 oda ve üzeri oteller: Bu ölçekte sözlü bildirim ve kağıt iş emirleri yetersiz kalmaya başlar. Hangi arızanın kimin üzerinde olduğu takip edilemez; gecikmeler artar. Tek teknik personel bile sistemi kullanarak öncelik sırasını yönetebilir ve yöneticiye anlık durum raporu sunabilir.
- Resort ve all-inclusive tesisler: Havuz ekipmanı, spa cihazları, bar soğutma sistemleri, asansörler ve onlarca oda — tüm bunların arıza süreçleri tek sistemde toplanır. Acil arıza ile planlı bakım ayrıştırılır; ekip doğru önceliğe odaklanır.
- Zincir oteller: Merkezi yönetim paneli sayesinde tüm lokasyonların açık arıza istatistiklerini karşılaştırabilir, kronik sorunları tespit edebilirsiniz. Tesis yöneticileri merkeze günlük özet rapor sunar; standart iş emri formatı tüm lokasyonlarda korunur.
- Teknik ekibi az olan tesisler: Az kişiyle yönetilen bakım ekibi önceliklere odaklanmak zorundadır. Sistem hangi iş emrinin önce kapatılması gerektiğini net gösterir; atanmamış görev kalmaz, kritik arızalar sıraya girmeden öne çekilir.
- Butik ve bağımsız oteller: Müdürün teknik sorunları misafir şikayetiyle öğrenmek yerine anlık izlemek istediği tesisler. Düşük bütçeli tesisler bile temel paketi benimseyerek tekrar eden arıza maliyetlerini azaltabilir.
Kullanıcı profili açısından: arıza bildirimini telsizle alıp kağıda yazan teknik müdürler, misafirin şikayetinden sonra arızadan haberdar olan ön büro yöneticileri, bakım masraflarını takip etmek isteyen otel sahipleri ve odanın arızalı durumda satışa açık kaldığını öğrenen revenue manager'lar bu sistemin birincil kullanıcılarıdır.
Kisaca: arizanin misafire ulasmadan cozulmesini hedefleyen her tesisin aracidir. Onleyici bakim kulturu, dusuk maliyet ve yuksek misafir memnuniyeti sistematik takip olmadan bir arada elde edilemez.
Kisaca: arizanin misafire ulasmadan cozulmesini hedefleyen her tesisin aracidir. Onleyici bakim kulturu, dusuk maliyet ve yuksek misafir memnuniyeti sistematik takip olmadan bir arada elde edilemez.
Hangi problemi çözer?
Türk otellerinde teknik servis süreçlerinin en sık yaşanan üç kritik sorunu vardır. Her biri ayrı ayrı misafir memnuniyetini ve işletme maliyetini etkiler:
1. Arızalı oda satışa açık kalır
Housekeeping personeli odada klimanın çalışmadığını fark eder ama bunu teknik ekibe bildirme kanalı yoktur — ya telsizde seslenir ya da kat amirinden haber ister. Bu süreçte oda PMS'de "müsait" görünmeye devam eder ve satılabilir. Misafir check-in yaptığında arızayla yüz yüze gelir. Online yorum kaçınılmaz olur. Bir Booking.com yorumunda "klima çalışmıyordu" ibaresi rezervasyon dönüşümünü haftalar boyunca olumsuz etkiler.
2. Sözlü bildirimler kaybolur, arıza tekrar eder
"Resepsiyon söyledi, teknik ekip biliyordu ama üzerinden üç gün geçti" senaryosu çok yaygındır. Sözlü aktarılan arızalar yazıya dökülmediğinde önce ertelenir, sonra unutulur. Bir sonraki misafir aynı arızayla karşılaştığında döngü yeniden başlar. Bu döngü hem misafir şikayetini hem tekrar eden onarım maliyetini büyütür.
3. Bakım maliyeti ve tekrar eden arızalar izlenemiyor
Aynı oda için altı ayda üç kez klima arızası bildirilmişse bu bir bakım sorunudur — cihaz yenilenmesi gerekiyordur. Ancak arıza geçmişi yoksa bu örüntü görülmez. Otel yöneticisi gereksiz yere onarım bedelini tekrar tekrar öder, kalıcı çözüm gecikerek toplam maliyet artar.
4. Öncelik belirlenemiyor, kritik arızalar sıraya giriyor
Asansör arızası ile ampul değişimi aynı listeye düşüyor. Hangisi önce çözülmeli? Sözlü sistemde bu önceliklendirme yapılamaz; teknik personel rastgele ilerler. Sistem acil, normal ve planlı bakım kategorileriyle işi doğru sıralamaya koyar.
- Her bildirim iş emri oluşturur; iş emri olmadan arıza kayıt dışı kalmaz
- Arızalı oda sistem üzerinden PMS'e bloke bildirimi gönderilir
- Tamamlanan her iş emri arşivlenir; oda geçmişi sorgulanabilir
- Tekrar eden arızalar raporda öne çıkar; önleyici bakım kararları verilebilir
Somut teslimatlar
- İş Emri Yönetim Paneli — Tüm açık, devam eden ve kapatılmış iş emirlerini öncelik ve lokasyona göre filtreleyen ekran.
- Mobil Bildirim Arayüzü — Teknik personelin sahada iş emri alıp, fotoğraf ekleyip kapatabildiği mobil ekran.
- PMS Oda Bloke Entegrasyonu — Acil arızada odayı PMS üzerinden satışa kapatan veya ön büroya uyarı gönderen modül.
- Tesis ve Ekipman Kataloğu — Tüm oda, alan ve ekipmanın tanımlı olduğu, arıza kategorileriyle eşleştirilmiş veritabanı.
- Raporlama ve Arıza Analizi — Oda bazlı arıza geçmişi, kapatma süresi ve tekrar eden arıza uyarısı; Excel desteği.
- Eğitim ve Dokümantasyon — Teknik personel ve resepsiyon için ayrı Türkçe kılavuzlar; 1 günlük uygulama eğitimi.
Süreç nasıl işler?
- Keşif & Tesis Kataloğu Kurulumu: Tüm odalar, ortak alanlar (lobi, havuz, asansör, mutfak, çamaşırhane, spa) ve sabit teknik ekipman listesi sisteme işlenir. Her alan için arıza kategorileri tanımlanır: elektrik, tesisat, iklimlendirme, beyaz eşya, mobilya, dijital ekipman. Öncelik seviyeleri kurgulanır: acil (misafiri etkiliyor), normal (çözüm bekliyor), planlı bakım.
- Bildirim Kanalları: Arıza bildirimi üç kanaldan gelebilir. (a) Housekeeping personeli mobil uygulama üzerinden odada gördüğü arızayı bildirir; fotoğraf ekleyebilir. (b) Resepsiyon, misafir şikayetini sisteme girer. (c) Teknik personel sahada fark ettiği arızayı doğrudan kaydeder. Her bildirim öncelik seviyesiyle etiketlenir ve iş emrine dönüşür.
- Otomatik İş Emri ve Atama: Bildirim sisteme girildikten sonra iş emri oluşturulur. Uygun teknik personele atanır; atama sabah brifinginde manuel yapılabilir ya da nöbetçi personele otomatik düşer. Atanan personel mobil cihazında bildirimi anında alır; gecikme olmaz.
- Oda Bloke Entegrasyonu: Acil öncelikli arızalarda sistem PMS'e oda bloke talebi gönderir. PMS entegrasyonu olan tesislerde bu işlem otomatik gerçekleşir; yoksa ön büroya uyarı bildirim gönderilir ve manual bloke yapılır. Oda arıza giderilene kadar satışa kapanır, misafir farkında olmadan kirli odaya girmez.
- Saha Güncelleme & Kapatma: Teknik personel işi tamamlayınca iş emrini kapatır, varsa kullanılan malzeme ve işçilik süresini girer. Oda bloke kaldırma bildirimi otomatik gönderilir; oda satışa açılmaya hazır hale gelir. Yarı kapatma seçeneğiyle geçici çözüm kaydı da tutulabilir.
- Raporlama & Önleyici Bakım Analizi: Aylık raporlar; en çok arıza bildirilen oda ve alan, ortalama kapatma süresi, tekrar eden arıza kategorileri ve tahmini bakım maliyeti verilerini sunar. Belirli arıza eşiği (örn. 6 ayda 3 kez) aşıldığında sistem yöneticiye önleyici bakım uyarısı gönderir. Bu raporla kalıcı bakım-yatırım kararları verilebilir.
Sistem mobil önceliklidir; teknik personel sahada telefon veya tablet üzerinden çalışır. Tarayıcı tabanlı olduğundan uygulama kurulumu gerekmez. İnternet bağlantısı kesildiğinde son kaydedilen veriler önbellekte tutulur; bağlantı yenilendikçe senkronize edilir.
Sezon oncesi acilis kontrol listesi, sezon sonu kapanis listesi tanim lanir; her ekipman kontrol edilir. Gecmis yil kayitlari gecmis sorunlari gosterir; sur priz ariza riski azalir. Bu yaklasim reaktif bakimdan proaktif bakima gecisi saglar.
Sezon oncesi acilis kontrol listesi, sezon sonu kapanis listesi tanim lanir; her ekipman kontrol edilir. Gecmis yil kayitlari gecmis sorunlari gosterir; sur priz ariza riski azalir. Bu yaklasim reaktif bakimdan proaktif bakima gecisi saglar.
| Kriter | Sözlü iş emri | Arıza Takip Sistemi |
|---|---|---|
| Arıza bildirimi | Telsiz, kaybolur | İş emri, kayıt altında |
| Arızalı oda | PMS'de satışta kalır | Otomatik bloke |
| Önceliklendirme | Rastgele | Acil/normal/planlı |
| Arıza geçmişi | Yok | Oda bazlı sorgulanabilir |
Sizden gerekenler
- Tesisin oda ve ortak alan listesi (kat planı veya doluluk şeması); teknik ekip organizasyonu ve nöbet yapısı
- Mevcut PMS sistemi varsa API dokümantasyonu veya teknik yetkili iletişim bilgisi (bloke entegrasyonu için)
- İnternet bağlantılı tesis ağı; teknik personelin kullanacağı mobil cihaz ya da tablet (cihaz temininde danışmanlık verilir)
Kapsam dışında
- Ekipman onarımı veya yedek parça temini; sistem arıza yönetimini organize eder, fiziksel onarımı yapmaz
- PMS yazılımı lisans bedeli; yalnızca entegrasyon geliştirmesi kapsama dahildir
- Önleyici bakım takvimi içeriği; hangi ekipmanın ne sıklıkla bakıma alınacağı tesisin teknik müdürü tarafından belirlenir
Güvenlik, KVKK ve gizlilik
Arıza takip sistemi öncelikli olarak operasyonel veri içerir; kişisel veri işleme kapsamı sınırlıdır. Bununla birlikte teknik denetim izi ve erişim kontrolü eksiksiz uygulanır.
- Rol tabanlı erişim: Teknik personel yalnızca kendi iş emirlerini ve tüm açık arıza listesini görür. Ön büro, açık arızaları ve oda durumlarını izler. Yönetim raporlara ve arşive tam erişime sahiptir. Farklı yetki seviyeleri yapılandırma aşamasında belirlenir; sonradan değiştirilebilir.
- Denetim izi: Her iş emrinin kim tarafından açıldığı, kime atandığı, ne zaman güncellendi ve ne zaman kapatıldığı tarih-saat damgasıyla loglanır. Hem iç denetim hem sigorta veya garanti talepleri için belge niteliği taşır.
- Kişisel veri yönetimi: Sistem misafir kimlik verisi saklamaz. Bildirim notlarına misafir adı girilmesi teşvik edilmez; oda numarası bazlı kayıt yeterlidir. Zorunlu durumlarda girilen kişisel veri KVKK kapsamında işleme kaydına dahil edilir ve silme mekanizması kurgulanır.
- Veri güvenliği ve yedekleme: Sistem bulut tabanlı çalışır. Veriler şifreli aktarım (TLS 1.3) ve şifreli depolama (AES-256) ile korunur. Günlük otomatik yedek alınır; yedekler Türkiye'deki ikincil sunucuda saklanır. Veri kaybına karşı kurtarma prosedürü belgelidir.
- Erişim güvenliği: Her kullanıcıya ayrı hesap tanımlanır; ortak şifre kullanımı önlenir. Oturum belirli süre açık bırakılırsa otomatik kapanır. Yönetici hesapları için iki faktörlü kimlik doğrulama (2FA) aktif edilebilir.
Sigorta veya garanti taleplerinde is emri arsivi PDF olarak disa aktarilir ve resmi belge niteligindedir. Erisim loglari ic denetim icin hazir tutulur; talep uzerine raporlanabilir.
Sigorta veya garanti taleplerinde is emri arsivi PDF olarak disa aktarilir ve resmi belge niteligindedir. Erisim loglari ic denetim icin hazir tutulur; talep uzerine raporlanabilir.
Sık sorulan sorular
İlgili ürünler
Sonraki adım
Kapsamı netleştirelim, şeffaf bir teklif çıkaralım. Hazır olmayan hiçbir şeyi "hemen kullanın" diye satmıyoruz.
Teklif Al