Filo Periyodik Bakım, Muayene & Sigorta Takibi

Filo Periyodik Bakım, Muayene & Sigorta Takip Sistemi, yasal zorunlulukları ve teknik bakım takvimini düzenli olarak yönetmek zorunda olan her filo operatörü için tasarlanmıştır.

Şehirlerarası ve uluslararası taşımacılar

Türkiye'de karayolu taşımacılığı yapan araçlar, periyodik teknik muayene ve zorunlu trafik sigortasını yasal süresinde yaptırmak zorundadır. Muayenesi geçmiş araçla trafiğe çıkılması hem sürücüyü hem de firmayı ağır idari yaptırıma maruz bırakır; ayrıca kaza durumunda sigorta tazminatını tehlikeye atar. Sistem, tüm muayene takvimini araç bazında tutar ve son güne kalmadan uyarır; yönetici muayene randevusunu çok önceden planlayabilir.

Kurumsal araç yöneten işletmeler

Üretim, inşaat veya hizmet sektöründe onlarca araç işleten firmaların araç bakım takibini insan hafızasına veya dağınık Excel tablolarına bırakması mümkün değildir. Sistem, her araç için üretici bakım takvimini (km ve ay bazlı) kaydeder; aracın son servis kaydından itibaren geçen km veya süreyi izler ve bakım zamanı geldiğinde atölye sorumlusuna ve yönetime otomatik uyarı gönderir.

Taşımacılık yetki belgesi sahibi firmalar

U-ETDS kaydı, yetki belgesi yenileme ve Ulaştırma Bakanlığı denetimlerine hazırlık açısından araç muayene ve sigorta uyumluluğunun belgeli olması kritiktir. Sistem, denetim anında tüm filo için muayene ve sigorta durumunu anlık raporla sunar; yasal uyumluluk belgesi sistematik biçimde oluşturulur.

Taşeron araç kullanan operatörler

Taşeron araçların muayene ve sigorta durumunu da takip etmek isteyen firmalar, bu sistemi taşeron araç envanterine ekleyerek kendi araçlarıyla birlikte tek ekrandan izleyebilir. Süresi geçmiş muayenesi olan taşeron araçla sefer yapılmasının önüne geçilir.

Filo yönetiminde periyodik tarihler kaçtığında ortaya çıkan sorunlar; idari para cezası, sefer iptali, kaza durumunda sigorta tazminatı reddi ve itibar kaybıdır. Bu riskler önlenebilir, ancak sistematik bir hatırlatma altyapısı olmadan kaçmaya devam eder.

Araç muayenesinin atlanması

On veya daha fazla araca sahip bir filoda her aracın muayene tarihini sorumlu kişinin aklında tutması beklenemez. Kâğıt ajanda veya Excel takviminde tarih geçince ancak araçla seyahatte kontrol edildiğinde veya ceza kesildiğinde fark edilir. Sistem, araç bazlı muayene bitiş tarihini kaydeder; 60, 30 ve 7 gün kala SMS ve e-posta uyarısı gönderir; yönetici randevuyu çok önceden ayarlayabilir.

Sigorta poliçesinin bitmesi

Zorunlu trafik sigortası veya kasko poliçesinin bitiş tarihinin gözden kaçması, hem yasal ihlal hem de kaza anında tazminat riski demektir. Özellikle çok araçlı filolarda poliçe bitiş tarihleri farklı aylara yayılmıştır; tek bir tabloda takip etmek dağınık ve hata payı yüksektir. Sistem, her poliçeyi araç kaydına bağlar ve belirli bir süre öncesinde otomatik uyarı gönderir.

Periyodik bakım atlanması ve arıza maliyeti

Üretici tarafından önerilen servis aralıklarına (yağ değişimi, filtre, fren bakımı) uyulmaması, erken aşınma ve beklenmeden devre dışı kalan araçlara yol açar. Plansız arıza maliyeti, zamanında yapılan bakımın kat kat üzerindedir; ayrıca sefer iptali müşteri kaybını beraberinde getirir. Sistem, km veya ay bazlı bakım aralığını takip eder ve periyot dolmadan bildirim üretir.

Takip belgelerinin dağınıklığı

Muayene ruhsatı, sigorta poliçesi ve servis fişleri farklı çekmecelerde, araçlarda veya e-posta arşivinde dağınık durmaktadır. Denetim anında bu belgeler toplanmak için zaman harcanır. Sistem, tüm belgelerin dijital kopyasını araç kaydına ekleyerek merkezi arşiv oluşturur.

1. Keşif ve araç envanteri analizi (1 hafta): Mevcut araç listesi, takip edilmek istenen tarihler (muayene, sigorta türleri, bakım türleri), uyarı tercihler (kaç gün kala, hangi kanal) ve belge arşivi durumu belgelenir.
2. Sistem tasarımı ve prototip (1 hafta): Araç takip panosu, tarih giriş ekranları, uyarı kuralları ve raporlama ekranı prototip olarak hazırlanır. Onayınız alındıktan sonra geliştirme başlar.
3. Geliştirme — takvim ve uyarı motoru (2–3 hafta): Araç kaydı, tarih modülleri (muayene, trafik sigortası, kasko, yetki belgesi, bakım), km sayacı entegrasyonu, uyarı motorları ve belge eki sistemi geliştirilir.
4. Bildirim kanalları entegrasyonu (1 hafta): SMS, e-posta ve isteğe bağlı mobil push bildirim kanalları yapılandırılır. Farklı roller için farklı uyarı kuralı tanımlanabilir (örneğin muhasebe sigorta uyarısı alır, atölye bakım uyarısı alır).
5. Araç verisi girişi ve doğrulama (1–2 hafta): Mevcut araç envanteri ve tarih bilgileri sisteme toplu yüklenir; doğruluğu müşteriyle birlikte kontrol edilir.
6. UAT, eğitim ve canlıya geçiş (1 hafta): Filo yöneticisi ve atölye sorumlusuyla gerçek araç verilerinde test yapılır. Onay sonrası prod ortamına geçilir; ilk 30 günde öncelikli destek sağlanır.

Sistem, GPS takip yazılımı veya araç gider takip yazılımıyla entegre kullanıldığında km sayacı otomatik güncellenir; iki ürün birlikte sipariş edildiğinde entegrasyon indirimi uygulanır.

Sistem basit ve hızlı kurulum yapısına sahiptir; mevcut araç verileri toplu yükleme aracıyla sisteme aktarılır, manuel tek tek giriş gerektirmez. Canlıya geçiş sonrasında 30 günlük öncelikli destek hattı açık tutulur; bu sürede uyarı zamanlamaları ve bildirim alıcıları ince ayar yapılır. Operasyonel ihtiyacınız değiştikçe yeni tarih kategorisi eklemek sistem yöneticisi tarafından yapılabilir; teknik destek almadan konfigürasyon mümkündür.

Sigorta poliçe bilgileri, sürücü lisans verileri ve araç teknik kayıtları; hem ticari veri hem de çalışana ait kişisel veri içerebilir. Sistem bu gereksinimlere göre tasarlanmıştır.

Rol tabanlı erişim kontrolü

Filo yöneticisi, atölye sorumlusu, muhasebe ve sigorta acentesi rolleri ayrıştırılmıştır. Sigorta poliçe detayları yalnızca yetkili muhasebe ve yönetici rolüne açıktır. Araç teknik bilgisi atölye sorumlusunun görev kapsamında kalmaktadır. Tüm erişim ve değişiklikler zaman damgalı denetim kaydında tutulur.

Belge arşivi güvenliği

Sisteme yüklenen muayene ruhsatı, sigorta poliçesi ve servis belgeleri şifreli depolanır; yetkisiz kullanıcıların erişimine kapalıdır. Belge indirme işlemleri denetim günlüğüne kaydedilir. Hassas poliçe belgelerinde PDF parola koruması opsiyonel olarak sunulabilir.

Veri şifreleme ve yedekleme

Tüm iletişim TLS şifreli; veritabanı ve belge arşivi yedekleri günlük şifreli alınır. Sunucu erişim kısıtlamaları ve güvenlik duvarı yapılandırması teslimata dahildir. KVKK kapsamında sürücü verisi saklama süresi ve imha politikası konfigüre edilebilir.

Veri saklama ve imha politikası

Sürücü kişisel verileri ve araç servis kayıtları, KVKK veri minimizasyonu ilkesi doğrultusunda belirlenen azami süre dolunca otomatik arşive veya imhaya alınır. Saklama süresi sistem ayarlarından konfigüre edilir. Veri işleme faaliyetleri kayıt altında tutulur; olası denetimde sunulmak üzere KVKK uyumluluk dokümantasyonu teslimata dahildir. Araç bakım geçmişinin uzun süre arşivlenmesi gereken senaryolarda soğuk arşiv yapılandırması ayrıca sunulabilir.