Psikolog & Danışmanlık Merkezi Randevu ve Seans Portali

Psikoloji ve danışmanlık pratiği, diğer sağlık alanlarından farklı olarak danışan mahremiyetini hem etik kod hem yasal düzenleme açısından en üst önceliğe taşır. Bir danışanın adının, yalnızca kliniğe geldiğinin duyulması bile mahremiyet ihlali sayılabilir. Bu gerçeklik, dijital araç seçimini de doğrudan etkiler.

Bu portal şu pratisyenler ve kuruluşlar için uygundur:

• Bağımsız çalışan psikologlar ve psikoterapistler: Tek başına çalışan terapistler için WhatsApp ve kişisel e-posta üzerinden randevu ve ödeme koordinasyonu hem zaman kaybıdır hem mahremiyet riski taşır. Bu portal küçük ölçekte de verimli ve güvenli çalışır.
• Çok terapistli danışmanlık merkezleri: Her terapistin kendi danışan listesi ve seans takvimi ayrı ayrı yönetilir; merkez yöneticisi toplam doluluk ve gelir durumunu tek ekranda görür.
• Çift ve aile terapisi klinikleri: Aynı seans kaydına birden fazla danışan eklenerek aile terapi seansları doğru biçimde kayıt altına alınır.
• Çocuk ve ergen danışmanlık klinikleri: Veli iletişimi ve veli onay süreci sisteme entegre edilir; küçük danışanlar için ek gizlilik katmanı uygulanır.
• Online terapi platformları veya hibrit (yüz yüze + online) klinikler: Video görüşme bağlantısı randevu kaydıyla ilişkilendirilerek seansa erişim kolaylaştırılır; platform güvenliği korunur.

Türk Psikologlar Derneği etik ilkeleri ve KVKK kapsamında danışan verilerinin korunması hem zorunluluk hem güven göstergesidir. Portal bu standartları karşılayacak şekilde geliştirilir.

Psikoloji pratiğinde dijital arac secimi salt operasyonel bir tercih degil, etik bir karardir. Danisan bilgisinin bulundugu platform guvenlik standartlari, veri yerlesimi ve erisim politikasi acisindan degerlendirilmeli ve etik kurallara uygun olmalidir. Bu portal bu degerlendirme yapilmis olarak teslim edilir; terapist gonul rahatliqiyla kullanabilir. Ozellikle Turk Psikologlar Dernegi ve ilgili meslek odallarinin etik ilkeleri ile KVKK yükümlülükleri bu portali tasarlarken referans cercevemizdir.

Terapistlerin sikca yasadigi baska bir sorun da seans icreti tahsilatidir. Nakit veya banka havalesini takip etmek hem zaman alir hem dedikodu yuzunden akilsizlik yaratabilir. Sistem online odeme altyapisiyla entegre edilerek danisanin seans ucretini onlin odeyebilmesi saglanabilir; nakit takibinin getirdigi karmasa ortadan kalkar ve odeme gecmisi saydam sekilde kayitlanir.

Psikoloji pratiğinde dijital araç eksikliğinden kaynaklanan üç kritik problem şunlardır: mahremiyet riskleri, ödeme düzensizliği ve seans yönetimi karmaşası.

Mahremiyet riskleri açısından şu tabloyla sık karşılaşılır:

• Danışan adı ajanda veya beyaz tahtada görünür; diğer danışanlar okuyabilir.
• Seans notu kişisel bilgisayarda açık bırakılmış, başkaları görebilir.
• WhatsApp grubu üzerinden koordinasyon yapılıyor; danışan bilgisi grup üyelerine açık.
• Ödeme makbuzu SMS ile gönderiliyor; içerik arşivleniyor ve güvensiz ortamda kalıyor.

Bu portal fiziksel ve dijital mahremiyet risklerini birlikte ele alır; danışanın isminin nerede göründüğüne kadar tasarım kararları mahremiyet perspektifiyle verilir.

Online terapide mahremiyet sorunlari daha da karmasik hale gelebilir. Video gorusme platformunun guvenligi, kayit yapilip yapilmadigi ve verilerin nerede depolandigi kritik sorulardir. Bu portal video platformuyla entegrasyonda yalnizca guvenli ve KVKK uyumlu kanallari destekler; danisan ve terapist arasindaki dijital gorusme ucuncu taraflarca izlenemez. Platform seciminde danisan mahremiyetine saygili platformlar on plana alinir; bu tercih terapistin etik sorumlulugunu da karslamistir.

Proje dört geliştirme aşamasında tamamlanır. Her aşama sonunda pratiğinize özel demo üzerinden gözden geçirme yapılır.

1. Pratik Analizi ve Gereksinim Belirleme — 1-2 hafta: Mevcut randevu, seans kayıt ve ödeme süreçleri incelenir. Pratisyen sayısı, çalışma modeli (bireysel/grup/çift terapi), seans süreleri ve paket tipleri belirlenir. Mahremiyet gereksinimleri ve erişim kontrol yapısı tasarlanır.
2. Randevu ve Takvim Modülü — 2-3 hafta: Danışan Kaydı: Mahremiyet öncelikli profil: başvuru sebebi, iletişim tercihi ve acil iletişim kişisi. İstemediği takdirde danışanın adı yalnızca terapiste görünür. Randevu Sistemi: Terapist müsaitlik tanımlaması, danışan atama, seans tipi (bireysel/çift/grup/online) ve süre yönetimi. Online randevu formu: Danışan dışarıdan seans talebi gönderebilir; terapist onaylar veya alternatif teklif eder. Hatırlatma: SMS veya e-posta ile otomatik hatırlatma; gönderim kanalı danışanın tercihine göre seçilir.
3. Seans Notu ve Klinik Kayıt — 1-2 hafta: Terapist her seans için şifreli not alanında gözlem, hedef güncelleme ve müdahale kaydı yapar. Notlar yalnızca ilgili terapiste görünür; merkez yöneticisi içeriğe erişemez (isteğe bağlı denetim yetki istisnası tanımlanabilir). Önceki seans notlarına tek tıkla ulaşma; seans geçmişi kronolojik sıralı. Gerekirse randevusuz not ekleme (telefon görüşmesi veya vaka kaydı için).
4. Ödeme Takibi, Raporlama ve Eğitim — 1-2 hafta: Seans bazlı ücret kaydı, ödeme durumu (ödendi/bekliyor/ertelenmiş) ve toplam alacak raporu. Paket seans takibi: kalan seans sayacı ve otomatik yenileme hatırlatması. Terapist gelir özeti ve doluluğu gösteren yönetici paneli. Terapist ve sekreter eğitimi, 30 gün destek ve yazılı kullanım kılavuzu teslimi.

Paket 40.000 TL'den başlamaktadır. Pratisyen sayısı ve modül seçimlerine göre fiyat belirlenir.

Sistemin devreye alinmasi klinik rutinini minimum duzeyde etkiler. Ilk iki hafta mevcut randevu sistemine paralel calisilir; terapistler ve sekreter yeni sistemle aliskanlik kazandikca tam gecis gerceklestirilir. Gecis sonrasi 30 gun boyunca sorular icin oncelikli destek hatti acik tutulur. Herhangi bir asamada sistemi kullanmakta zorlanan personele uzaktan yardim yapilir; sahada cozulemeyen sorunlar hizla devreye alinir.

Sistemin en cok takdir edilen ozelligi terapist icin seans hazirlik kolayligıdir. Bir sonraki danisanin sesine girmeden once onceki seans notlarini, egzersiz gorevlerini ve hedef guncellemelerini tek sayfada gorebilmek terapistin seansa hazirlanma surecini hizlandirir. Bu verimlilik artisi hem terapist hem danisan icin seans kalitesini yukselltir; terapist ajandayla degil danisanla ilgilenebilir.

Seans notları ve danışan bilgileri KVKK kapsamında özel nitelikli kişisel veri kategorisindedir. Portal bu verinin korunmasını en üst öncelik olarak alır.

• Şifreli depolama: Seans notları veritabanında şifreli saklanır; yetkisiz erişim durumunda içerik okunamaz.
• Rol tabanlı erişim: Sekreter yalnızca randevu ve ödeme bilgilerine erişir; seans notlarını göremez. Merkez yöneticisi istatistikleri görür ancak not içeriğine varsayılan olarak erişemez.
• Danışan adı gizleme: Bekleme odası ekranı veya genel listede danışan adı yerine kod veya baş harf kullanımı seçeneği sunulur.
• KVKK aydınlatma ve rıza: Danışan kayıt formuna entegre aydınlatma metni ve onay akışı. Danışan verilerinin silinmesi veya aktarılması talep edildiğinde uygulama prosedürü sisteme entegredir.
• SSL/TLS: Tüm iletişim HTTPS üzerinden yapılır; oturum zaman aşımı ile ekran güvenliği sağlanır.
• Güvenli hatırlatma: SMS veya e-posta hatırlatmalarında seans detayı (konu, tanı) değil yalnızca tarih ve saat yer alır.
• Günlük yedekleme: Tüm veriler şifreli şekilde günlük yedeklenir; yedekleme politikası KVKK saklama gereksinimleriyle uyumludur.

Danisan mahremiyeti yalnizca dijital guvenlikten ibaret degildir. Sistemin bekleme odasi, bildirim metni ve randevu hatirlatlmalarindaki dil de mahremiyet kaygisuyla tasarlanir. Hatirlatma mesajinda klinik adi ve saat disinda bilgi verilmez; tani veya danisma konusu kesinlikle yer almaz. Bu hassasiyet hem etik kod hem KVKK gerekliligi karsalar ve danisan guvenini pekistirir. Ayni zamanda terapistin mesleki sicilini koruyan bir uygulama olarak etik kurula karsi da bir guvencedir.

Sistemde toplanan verinin hic bir ucuncu tarafla paylasilmadigi ve pazarlama amacli kullanilmadigi yazilimsal guvenceler altindadir. Bu taahhut hem teknik mimari duzeyde hem sozlesme duzeyde kayit altina alinir. Terapistin veya klinigin maruz kalabilecegi veri isleme davasi ya da sikayet durumunda sistem loglari ve veri isleme kayitlari savunma belgesi olarak sunulabilecek niteliktedir.