PT Seans & Paket Takip Sistemi

Bu sistem, PT seansı satışını ve takibini dijitalleştirmek isteyen bireysel antrenörler ile bünyesinde birden fazla PT çalıştıran her ölçekteki salon ve merkez için tasarlanmıştır.

Bireysel kişisel antrenörler: Freelance veya bağımsız çalışan PT'ler için müşteri tabanı büyüdükçe hangi müşterinin kaç seansı kaldığını, kimin ödemesinin geciktiğini ve bir sonraki buluşmanın ne zaman olduğunu takip etmek giderek zorlaşır. Bu sistem bir PT'nin tüm müşteri ve seans yönetimini tek bir dijital panelde toplamasını sağlar.

PT çalıştıran spor salonları ve merkezler: Aynı çatı altında 3, 5 veya daha fazla PT bulunduran işletmelerde merkezi paket takibi kritik öneme sahiptir. Hangi PT'nin kaç aktif müşterisi var, toplam aktif PT paketi adedi ne, bu ay tükecek paket sayısı ne kadardır gibi sorular yönetici için anlık yanıtlanabilir olmalıdır.

Müşteri devir hızı yüksek merkezler: Müşterilerin sıklıkla paket değiştirdiği, paket yenilemelerinin teşvik kampanyalarıyla yönetildiği merkezlerde otomatik paket bitmesi uyarısı gelir kaybını önler. Paket bitmeden 2-3 seans öncesinde hem müşteriye hem de antrenöre bildirim gönderilmesi, yenileme oranını belirgin biçimde artırır.

Performans ve ilerleme takibi isteyen antrenörler: Yalnızca seans sayısını değil, müşterinin hedeflerini, not edilen ilerlemeyi ve antrenman geçmişini kayıt altında tutmak isteyen PT'ler için sistem içinde notlama ve ilerleme işaretleme ekranları da yapılandırılabilir.

Uzaktan veya hibrit çalışan antrenörler: Hem yüz yüze hem online seans yürüten PT'ler için sanal seans kayıt desteği, platform bağımsız çalışma imkânı ve mobil erişim öne çıkan özellikler arasındadır. Müşteri nerede olursa olsun seans gerçekleşince tek tıkla kaydedilir.

30.000 ₺ başlangıç fiyatıyla yatırımın geri dönüşünü hesaplamak kolaydır: aylık yalnızca bir yenilenmemiş PT paketi bu maliyeti aşar. Paket bitmesi hatırlatması tek başına bu yatırımı karşılar.

PT seansının kişisel ve güvene dayalı yapısı, seans takibindeki hataları normal iş kayıplarından çok daha ciddi sonuçlara dönüştürür: müşteriyle tartışma, güven kaybı ve ilişkinin sona ermesi.

"Kaçıncı seanstayız?" tartışması: Müşteri 18 seansı olduğunu düşünürken antrenör 12 seansın ödendiğini kaydeder ya da tam tersi bir kargaşa yaşanır. Bu tartışma antrenörün dürüstlüğünü sorgulatır ve müşteri ilişkisini zedeler. Dijital seans kaydı her iki tarafın aynı bilgiye erişmesini sağlar ve tartışmayı kökten ortadan kaldırır.

Tükenen paketlerin fark edilmemesi: Müşterinin paketi bitince seans durur. Paket bitmeden öncesinde yenileme teklifi yapılmadıysa müşteri başka antrenöre geçer veya sporu bırakır. Otomatik bildirim, paketin bitmesine 2-3 seans kala hem müşteriye hem de antrenöre hatırlatma gönderir; yenileme kararı anlık alınır.

Çok PT'li salonlarda merkezi görünürlük eksikliği: 5 PT çalıştıran bir salonda yöneticinin toplam aktif paket sayısını, bu ay tükecek paket gelirini ve PT başına müşteri yükünü anlık görmesi gerekirken bu bilgiler dağınık notlarda ve her PT'nin kafasında saklıdır. Merkezi panel bu boşluğu kapatır.

Antrenman geçmişinin tutulamaması: Müşteri 6 ay arayla geri döndüğünde nerede kaldığı bilinmez; antrenör aynı soruları sıfırdan sormak zorunda kalır. Dijital kayıt, her seansın içeriğini, müşterinin o günkü performansını ve bir sonraki hedefi saklar.

Antrenör takvimine güvenilmezlik: Farklı müşterilerle yapılan randevuları zihinsel veya WhatsApp'tan takip etmek çift rezervasyon veya unutulan randevu riskini yaratır. Dijital takvim bu riski ortadan kaldırır ve antrenöre gün planlamasında netlik sağlar.

1. Keşif ve Paket Yapısı Tanımlama (1 hafta): Mevcut PT paket türleriniz (10, 20, 30 seans, aylık sabit vb.), fiyatlandırma mantığı, birden fazla PT'niz varsa bireysel mi yoksa merkezi mi takip yapıldığı ve mevcut kayıt yöntemleri öğrenilir. Müşteri-antrenör eşleştirme kuralı da bu aşamada netleştirilir. Kaçıncı seansta bildirim gönderileceği ve paket yenileme akışının nasıl işleyeceği belirlenir.
2. Arayüz ve Panel Tasarımı (1-2 hafta): Antrenör paneli (günlük takvim, müşteri listesi, paket durumu, seans kaydı), müşteri özet görünümü (kalan seans sayısı, geçmiş seanslar, ilerleme notları) ve yönetici paneli (tüm PT ve müşteri özeti, yakında tükecek paketler, gelir tahmini) tasarlanır ve onayınıza sunulur. Mobil uyumluluk her panel için standart olarak uygulanır.
3. Geliştirme ve Otomasyon Kurulumu (2-3 hafta): Seans kayıt akışı, paket bitmesi uyarısı, yenileme hatırlatması ve takvim görünümü geliştirilir. Antrenör seansı bitirince tek tıkla kayıt yapar; sistem kalan seans sayısını anlık günceller ve eşik aşıldığında hem müşteriye hem de antrenöre bildirim tetikler. Not ekleme ve ilerleme işaretleme ekranları da bu aşamada entegre edilir.
4. Test ve Veri Aktarımı (1 hafta): Mevcut aktif müşteri ve paket bilgileri sisteme toplu olarak aktarılır. Uçtan uca akış gerçek senaryolarla test edilir: seans kaydı, paket bitişi, bildirim tetikleme, yenileme akışı ve müşteri özet sayfası erişimi. Veri aktarımı sonrası doğrulama raporu sunulur.
5. Eğitim ve Canlıya Alma (1 hafta): Antrenörler ve yönetici için ayrı eğitim yapılır; seans kayıt adımları, müşteri ekleme ve paket tanımlama işlemleri anlatılır. Yardım dokümanları teslim edilir. Sistem canlıya alınır ve ilk 30 gün destek kapsamında izlenir.

PT seans takip sistemi, müşteriye ait sağlık bilgisi, fiziksel ölçümler ve performans verileri içerebilir. Bu veriler KVKK kapsamında özel nitelikli kişisel veri kategorisine girebileceğinden korumalı işlem zorunludur.

Sağlık verisi güvencesi: Sistemde tutulan antrenman notları, fiziksel ölçüm verileri veya sağlık beyanları yalnızca ilgili müşteri ve yetkili antrenörüne açıktır. Bu veriler üçüncü taraflarla paylaşılmaz ve yedekleme süreçlerinde de şifreli olarak saklanır.

KVKK aydınlatma yükümlülüğü: Müşterinin sisteme kaydedilmesi aşamasında KVKK aydınlatma metni ve açık rıza onayı alınır. Sağlık verisi işleme için özel kategoride açık rıza metni ayrıca eklenir. Tüm onaylar zaman damgasıyla sistemde saklanır.

Rol bazlı erişim: Antrenör yalnızca kendi müşterilerinin verilerine erişir. Müşteri yalnızca kendi seans geçmişini ve paket durumunu görür. Yönetici tüm verilere erişir ancak log kaydı tutulur. Hassas finansal bilgiler ayrı yetki seviyesinde korunur.

Veri bütünlüğü: Seans kayıtları oluşturulduktan sonra değiştirilemez; yalnızca yönetici yetkisiyle düzeltme notu eklenebilir. Bu özellik, müşteri-antrenör arasındaki olası anlaşmazlıklarda güvenilir kayıt sağlar ve tarafların her ikisinin de güvenini korur. Sistem düzenli güvenlik güncellemeleri ile bakımda tutulur; kritik yamalar öncelikli uygulanır.