Yakıt, Lastik & Araç Gider Takip Sistemi

Yakıt, Lastik & Araç Gider Takip Sistemi, filosundaki araçların işletme maliyetini kontrol etmek isteyen her ölçekteki nakliyat firması ve kurumsal araç işleticisi için tasarlanmıştır.

Şehirlerarası ve bölgesel taşımacılar

On veya daha fazla araca sahip nakliyat firmaları için araç başına aylık işletme maliyeti muhasebede toplu görünür; hangi aracın pahalıya mal olduğu belli değildir. Bu sistem, her araca ait yakıt, lastik, arıza ve diğer giderleri ayrı ayrı kayıt altına alarak araç bazlı maliyet profilini çıkarır. Filosun en pahalı beş aracı ve en verimli beş aracı anlık olarak listelenebilir.

Kurumsal araç yöneten işletmeler

Üretim, inşaat veya hizmet sektöründe kurumsal araç filolarını yöneten işletmeler, sürücüye yakıt kartı vermekle yakıt maliyetini yönetmiş saymaz. Sistem, dolum lokasyonu, saat ve litre bazında dolum kayıtlarını tutar; km başına tüketimi hesaplar; beklenenden yüksek tüketim otomatik uyarı üretir.

Lastik yönetimi kritik olan firmalar

Ağır tonajlı araç işleten nakliyat firmaları için lastik maliyeti, toplam araç giderlerinin önemli bir bölümünü oluşturur. Sistem, araç ve aks bazında lastik takma tarihini, km bilgisini ve beklenen ömrünü kaydeder; değişim zamanı geldiğinde önceden uyarır. Lastik bazlı ömür analizi sayesinde hangi marka ve ebadın daha ekonomik olduğu veriye dayalı olarak karşılaştırılır.

Yakıt kartı kullanan tüm işletmeler

OGS/HGS entegrasyonlu yakıt kartı kullanan ya da akaryakıt firmasıyla anlaşmalı çalışan her işletme, bu sistemi mevcut kart ekstresini doğrulama ve analiz aracı olarak kullanabilir. Yakıt kartı harcaması ile araç GPS mesafesi yan yana gösterildiğinde tutarsızlıklar görünür hale gelir.

Nakliyat sektöründe yakıt masrafları büyük kalemdir ve kontrol altına alınması, firmanın kârlılığını doğrudan etkiler. Çoğu firma ise bu kalemi yalnızca muhasebede toplu olarak görür.

Yakıt kaçağı ve fazla tüketim

Sürücünün şirkete ait yakıt kartıyla kişisel aracını doldurması ya da gerçekte alındığından fazla litre beyan edilmesi, takip sistemi olmadan aylarca fark edilmez. Sistem, araç plakasına bağlı dolum kaydını GPS mesafesiyle karşılaştırır; km başına tüketim sapma eşiğini aştığında otomatik uyarı üretir.

Lastik ömrünün izlenememesi

Periyodik lastik kontrolü kâğıt formlarla yapıldığında, değişim zamanı gelen lastiğin takibi sürücü veya atölye sorumlusunun inisiyatifine bırakılmış olur. Atlanan değişimler, lastik hasarına ve potansiyel kaza riskine dönüşür. Sistem, her lastik için km sayacı tutar ve değişim eşiği yaklaştığında ilgilileri önceden uyarır.

Hangi araç yük mü, hangi araç kâr mı?

Eskiyen araçlar onarım giderleriyle filo ortalama maliyetini yukarı çeker. Ama bu görünmüyorsa yönetim yenileme kararını erteleyebilir. Sistem, araç bazlı kümülatif gider raporu sunarak yatırım geri dönüşü hesabını mümkün kılar; hangi araç yenileme eşiğini aştı, kolayca belirlenir.

Arıza giderlerinin öngörülememesi

Süregelen küçük arıza giderleri muhasebede bakım-onarım kalemine yığılır. Hangi araç hangi nedenle ne sıklıkla servise girdi, hangi parça tekrarlayan sorun yaratıyor — bu bilgiler olmadan önleyici önlem almak mümkün değildir. Arıza kaydı modülü, tekrarlayan sorunları araç bazında raporlar.

1. Keşif ve gider kalemi analizi (1 hafta): Takip edilmek istenen gider kalemleri (yakıt, lastik, arıza, kaza, yıkama, diğer), araç envanteri ve mevcut kayıt yöntemi (kâğıt, Excel, yakıt kartı ekstreleri) belgelenir. Uyarı kuralları ve raporlama tercihleri belirlenir.
2. Sistem tasarımı ve prototip (1 hafta): Araç gider giriş ekranı, dolum kaydı formu, lastik takip paneli ve araç bazlı maliyet panosu prototip olarak hazırlanır. Onayınız alınmadan geliştirme başlamaz.
3. Geliştirme — gider ve lastik modülleri (3–4 hafta): Araç envanteri, gider giriş akışı, lastik km sayacı, tüketim hesaplama motoru ve uyarı sistemi geliştirilir. Fotoğraf eki ve fiş görüntüsü yükleme desteği dahil edilir.
4. Yakıt kartı ve GPS entegrasyonu (1–2 hafta): Akaryakıt firmasının sağladığı ekstreler otomatik yüklenir veya API ile çekilir. GPS sistemi ile km doğrulama köprüsü kurulur; tüketim anomalisi tespiti aktifleştirilir.
5. Raporlama ve uyarı motoru (1 hafta): Araç bazlı aylık gider özeti, yakıt tüketim trendi, lastik değişim takvimi ve anomali uyarıları yapılandırılır. Yönetici panoya dışa aktarılabilir raporlar eklenir.
6. UAT, eğitim ve canlıya geçiş (1 hafta): Atölye sorumlusu, operasyon ekibi ve yönetici sistemi gerçek araç verileriyle test eder. Onay sonrası prod ortamına geçilir; ilk 30 günde öncelikli destek sağlanır.

Her geliştirme döngüsü sonunda çalışan bir demo gösterilir; geri bildirimleriniz bir sonraki iterasyona dahil edilir. Canlıya geçiş öncesinde filo yöneticisi, atölye sorumlusu ve muhasebe kullanıcısı sistemi gerçek araç verileriyle test eder; eksikler tamamlanmadan prod ortamına geçilmez. Canlıya geçiş sonrasında 30 günlük öncelikli destek hattı açık tutulur. Canlıya geçiş öncesinde filo yöneticisi gerçek araç ve gider verileriyle sistemi kapsamlı test eder; her gider kalemi onaylanmadan yayına alınmaz.

Araç gider verileri, yakıt tüketim kayıtları ve sürücüye atanan dolum bilgileri; hem ticari veri hem de çalışana ait kişisel veri niteliği taşıyabilir. Sistem bu ikili yapıya göre tasarlanmıştır.

Sürücü verisi ve KVKK

Yakıt dolum kaydında sürücü kimliği yer alıyorsa bu veri KVKK kapsamındadır. Sistem, aydınlatma metni ve açık rıza beyanı modülünü standartta içerir. Sürücü bazlı tüketim verisi yalnızca yetkili yönetici rolüne açıktır; operasyon sorumluları kendi sorumluluk alanlarındaki verileri görebilir.

Rol tabanlı erişim ve denetim kaydı

Yönetici, atölye sorumlusu, muhasebe ve operasyon rolleri ayrıştırılmıştır. Gider kaydı ekleme, düzenleme ve silme işlemleri zaman damgalı denetim günlüğünde izlenir; geçmişe dönük kayıt değiştirme sistematik olarak engellenir. Böylece yakıt kaçağı iddiası durumunda kayıt bütünlüğü kanıt niteliği taşır.

Veri şifreleme ve yedekleme

Tüm veri iletişimi TLS ile korunur. Veritabanı yedekleri günlük şifreli olarak alınır ve felaket kurtarma prosedürü teslimata dahildir. Yakıt kartı entegrasyonu için kullanılan API anahtarları şifreli depolanır; açık metin olarak sistem kayıtlarına düşmez.

Veri saklama ve imha politikası

Yakıt dolum verileri ve araç gider kayıtları; KVKK veri minimizasyonu ilkesi doğrultusunda belirlenen azami süre dolunca otomatik arşive veya imhaya alınabilir. Saklama süresi sistem ayarlarından konfigüre edilir. Veri işleme faaliyetleri kayıt altında tutulur; olası KVKK denetiminde sunulmak üzere uyumluluk dokümantasyonu teslimata dahildir.