Arabulucu Randevu & Tutanak Yönetim Sistemi
Arabuluculuk büronuzu kâğıt dağdağasından kurtarın; başvurudan tutanak imzasına kadar tüm süreci tek bir dijital platformda yönetin ve HUAK ile ARDB mevzuatına otomatik uyum sağlayın.
Kimler için uygun?
Arabulucu randevu ve tutanak yönetim sistemi; Hukuk Uyuşmazlıklarında Arabuluculuk Kanunu (HUAK) ve Arabuluculuk Daire Başkanlığı (ARDB) düzenlemeleri çerçevesinde faaliyet gösteren her arabulucuya ve kuruma hitap eder.
Bağımsız Arabulucular
Tek başına çalışan arabuluculara yönelik konfigürasyonda sistem; taraf başvurularını otomatik alır, uygun oturum saatlerini taraflara sunar, oturum öncesi bilgilendirme formlarını dijital olarak toplar ve oturum sonunda otomatik tutanak taslağı oluşturur. Ofis asistanına gerek kalmadan profesyonel bir arabuluculuk deneyimi sunulur.
Arabuluculuk Büroları
Birden fazla arabulucunun görev yaptığı bürolarda talepların arabulucular arasında uzmanlık alanına ve müsaitlik durumuna göre otomatik yönlendirilmesi sağlanır. Her arabulucunun kendi takvimi ve dosya arşivi bağımsız tutulurken büro yöneticisi tüm süreçleri tek panelden izler.
Ticaret Odaları ve Tahkim Merkezi Bünyesindeki Arabuluculuk Birimleri
Ticaret odaları bünyesindeki arabuluculuk merkezlerinde kurumsal branding, çoklu kullanıcı yönetimi ve entegre faturalandırma modülleri sisteme eklenir. Daha yüksek hacimli başvuru akışı için ölçeklenebilir altyapı sağlanır.
Avukat-Arabulucu Kombinasyonu Bürolar
Hem avukatlık hem arabuluculuk hizmeti bir arada sunan bürolarda sistem dava takip modülleriyle entegre edilebilir. Arabuluculuk sürecinin başarısızlıkla sonuçlanması durumunda dava açma sürecine geçişi kolaylaştıran köprü işlevini görür.
Yazilim.pro olarak Hukuk Dergisi ve HukukiUzman gibi hukuk teknolojisi projeleri geliştirdiğimiz deneyimle Türk arabuluculuk mevzuatının özgün gerekliliklerini sistemin her adımına yansıtıyoruz.
Hangi problemi çözer?
Arabuluculuk sürecinin idari boyutu; mevzuatın belirlediği belirli prosedürleri, süreleri ve belgeleme standartlarını içerir. Bu standartlara uyulmaması hem taraflar hem de arabulucu açısından ciddi sorunlara yol açabilir.
Koordinasyon Kaybı ve Zaman İsrafı
Her iki tarafın da müsait olduğu randevu bulmak için yapılan çoklu telefon görüşmeleri ve e-posta trafiği; arabulucunun zamanının önemli bir bölümünü aslında ücretlendirilemeyen koordinasyon işine harcamasına neden olur. Otomatik çevrimiçi randevu sistemi bu trafiği sıfıra indirir.
Tutanak Hataları ve Mevzuat Uyumsuzluğu
| Sorun | Mevzuattaki Dayanağı | Riski |
|---|---|---|
| Eksik tutanak unsurları | HUAK Yönetmeliği Md. 18 | Tutanağın geçersizliği |
| ARDB bildirimi gecikmesi | HUAK Md. 17 | İdari yaptırım riski |
| Taraf imzasının eksik olması | HUAK Md. 18/3 | Anlaşmanın icra edilebilirlik kaybı |
Arşiv Güçlükleri
Kâğıt tabanlı arşivlerde belirli bir dosyayı bulmak, ilgili tarafın bilgilerine ulaşmak veya geçmiş oturumların tutanaklarını ARDB'ye göndermek zahmetli bir süreçtir. Dijital arşiv bu aramaları saniyeler içinde gerçekleştirir ve uzaktan erişim imkânı sunar.
Ücret ve Masraf Takibi
Arabuluculuk ücret tarifesi her yıl Adalet Bakanlığı tarafından güncellenir. Manuel hesaplamalarda yapılan hatalar ya arabulucunun hak ettiğinden az tahsil etmesine ya da taraflarla ihtilafa yol açar. Otomatik ücret hesaplama modülü bu riski ortadan kaldırır.
Somut teslimatlar
- Arabulucu Yönetim Paneli — Randevu takvimi, dosya listesi, oturum takibi ve tutanak hazırlama arayüzünü içeren tam yönetim paneli.
- Taraf Başvuru & Randevu Portalı — Tarafların çevrimiçi başvuru yapabildiği, randevu doğrulayabildiği ve belge yükleyebildiği yalın portal.
- HUAK Uyumlu Tutanak Şablonları — Zorunlu unsurları otomatik dolduran, anlaşma/anlaşamama formatlarında HUAK uyumlu tutanak şablonları.
- E-İmza Entegrasyonu — Tarafların tutanakları uzaktan imzalayabildiği nitelikli elektronik imza altyapı entegrasyonu.
- Ücret Hesaplama Modülü — Güncel arabuluculuk ücret tarifesine göre otomatik hesaplama ve fatura taslağı üreten modül.
- Dijital Arşiv ve ARDB Bildirim Çıktısı — Tüm dosyaların şifreli arşivi ve ARDB'ye gönderim için hazır belge export özelliği.
Süreç nasıl işler?
Sistem kurulumu büronun mevcut iş akışı analiz edilerek başlar ve beş aşamada tamamlanır. Canlıya geçiş sonrası kullanıcı eğitimi ile tam kapasite çalışmaya destek verilir.
- İş Akışı Analizi (1. Hafta): Büronun mevcut arabuluculuk başvuru süreci, kullandığı tutanak şablonları ve ARDB bildirimi yöntemi incelenir. Hangi uyuşmazlık türlerinin (ticari, iş, aile) ağırlıklı olduğu ve arabulucu sayısı belirlenerek sistem mimarisi planlanır.
- Temel Modüllerin Geliştirilmesi (2-4. Hafta): Çevrimiçi başvuru formu, takvim ve müsaitlik yönetimi, oturum takip paneli ve HUAK Yönetmeliği'ne uygun tutanak şablonları geliştirilir. Arabuluculuk ücreti otomatik hesaplama modülü güncel tarife baz alınarak yapılandırılır.
- E-İmza ve Arşiv Entegrasyonu (3-5. Hafta): Tarafların tutanakları elektronik imzalamasını sağlayan e-imza modülü entegre edilir. Tüm imzalı belgeler değiştirilemez dijital arşive kaldırılır; ARDB'ye gönderilecek bildirimler için otomatik belge hazırlama işlevi aktif edilir.
- Test ve Kullanıcı Eğitimi (5. Hafta): Gerçek arabuluculuk senaryoları üzerinden sistem test edilir. Arabulucu, büro asistanı ve varsa yönetici kullanıcı rolleri ayrı ayrı eğitilir. Canlıya geçiş öncesinde tüm mevzuat kontrol noktaları doğrulanır.
- Canlıya Geçiş ve Destek (6. Hafta): Sistem üretime alınır. İlk ay aktif destek süreci yürütülür; gerçek dosyalarda karşılaşılan sorular anında yanıtlanır. 60.000 TL'den başlayan kurulum bedeline ilk ay destek dahildir.
Temel Sistem Özellikleri
- Taraflara SMS ve e-posta ile otomatik oturum hatırlatmaları
- Türkçe ve İngilizce tutanak şablonları (uluslararası ticari arabuluculuk için)
- ARDB'ye gönderim için hazır PDF/XML çıktısı
- Oturum süresi ve ücret otomatik hesaplama
- Müvekkil KVKK aydınlatma metni dijital teslimi
Sizden gerekenler
- Büronun mevcut arabuluculuk tutanak şablonlarının ve ARDB bildirim formatlarının paylaşılması
- Arabulucu sayısı, çalışılan uyuşmazlık türleri ve aylık ortalama dosya sayısının belirtilmesi
- E-imza altyapısı için arabulucuların nitelikli elektronik imza sertifikası edinmiş olması (veya süreç paralel yürütülür)
Kapsam dışında
- ARDB sistemine doğrudan API entegrasyonu (ARDB'nin kamuya açık API'si bulunmamakta; PDF çıktı yöntemi kullanılır)
- Nitelikli elektronik imza sertifikalarının edinim maliyeti (sertifika sağlayıcı firmalar ayrıca ücretlendirir)
- İş arabuluculuğuna özgü ek mevzuat modülleri (İş Mahkemeleri Kanunu uyumu ayrı kapsam olarak fiyatlandırılır)
Güvenlik, KVKK ve gizlilik
Arabuluculuk süreçleri gizlilik ilkesi üzerine inşalıdır. HUAK'ın 4. maddesi arabuluculuk görüşmelerinin gizli tutulmasını zorunlu kılar. Bu gizliliğin dijital ortamda korunması sistemin tasarımında birincil önceliktir.
Arabuluculuk Gizlilik İlkesinin Dijital Karşılığı
Oturum içeriğine ilişkin notlar, tarafların beyanları ve müzakere detayları sistemde yalnızca ilgili arabulucunun erişebildiği şifreli bölümlerde saklanır. Tutanakta yer alması zorunlu olan bilgiler dışında hiçbir oturum içeriği sistem üzerinde işlenmez.
KVKK Uyumu
Başvuru aşamasında tarafların kimlik ve iletişim bilgileri KVKK kapsamında işlenir. Sistem her taraf için aydınlatma metni sunar ve dijital onay alır. Veri saklama süreleri arabuluculuk mevzuatının öngördüğü asgari sürelerle uyumlu olarak yapılandırılır.
Şifreleme ve Erişim Kontrolü
Tüm veriler AES-256 ile şifrelenmiş veritabanında saklanır. Arabulucu, büro asistanı ve tarafların erişim yetkileri birbirinden bağımsız rol tabanlı sistemle yönetilir. Taraflar yalnızca kendi dosyalarına ve imzalı tutanaklarına erişebilir.
Denetim İzi
Kimin hangi dosyaya eriştiği, tutanakların ne zaman oluşturulduğu ve imzalandığı zaman damgalı kayıtlarda tutulur. Bu denetim izi olası itiraz durumlarında belgeysel kanıt niteliği taşır.
Sık sorulan sorular
Evet. Sistem Hukuk Uyuşmazlıklarında Arabuluculuk Kanunu ile Arabuluculuk Yönetmeliği'nde belirtilen zorunlu tutanak unsurlarını, taraf imzası gerekliliklerini ve ARDB bildirimi formatlarını baz alarak tasarlanmıştır. Mevzuat değişikliklerinde sistem güncellenir.
Evet. Taraflara yönelik arayüz kasıtlı olarak basit tutulmuştur; e-posta veya SMS yoluyla gelen bağlantı üzerinden hesap oluşturmadan randevu doğrulayabilir, belge yükleyebilir ve tutanağı imzalayabilirler. Teknik bilgi gerektirmez.
Sistem nitelikli elektronik imza (NES) veya güvenli elektronik imza entegrasyonunu destekler. 5070 sayılı e-İmza Kanunu kapsamında NES ile imzalanan belgeler ıslak imzayla eşdeğer hukuki değer taşır. Mevcut imza altyapınıza göre entegrasyon seçeneği belirlenir.
Sistem farklı büro büyüklüklerine göre lisanslanır. Tek arabulucu paketinden başlayıp onlarca arabulucuyu kapsayan kurumsal pakete kadar ölçeklenir. Her arabulucu bağımsız takvim, dosya arşivi ve raporlama ekranına sahip olur.
Evet. Arabuluculuk Ücret Tarifesi güncellendikçe sistem de güncellenir. Oturum sayısı, taraf sayısı ve anlaşma olup olmadığına göre tarife üzerinden otomatik hesaplama yapılır ve fatura taslağı oluşturulur.
Evet. Google Calendar ve Microsoft Outlook/365 ile çift yönlü takvim entegrasyonu desteklenir. Arabuluculuk oturumları otomatik olarak kişisel takviminize eklenir; takviminizde dolu olan saatler başvuru ekranında otomatik kapatılır.
İlgili ürünler
Sonraki adım
Kapsamı netleştirelim, şeffaf bir teklif çıkaralım. Hazır olmayan hiçbir şeyi "hemen kullanın" diye satmıyoruz.
Teklif Al