e-Duruşma Takvim Entegrasyonu

e-Duruşma Takibini Sistematik Hâle Getirmek İsteyen Bürolar

e-Duruşma Takvim Entegrasyonu, çevrimiçi duruşma davetiyelerini manuel olarak takip etmek yerine bu süreci otomatize etmek isteyen her ölçekteki hukuk bürosuna hitap eder.

• Birden fazla mahkemede aktif davası olan avukatlar: Farklı il veya ilçe mahkemeleriyle eş zamanlı iletişim hâlinde olan avukatlarda, e-duruşma davetiyeleri farklı e-posta kutularına, farklı formatlarda ve farklı platformlar üzerinden gelebilir. Sistem tüm bu kanalları tek bir merkezi takvime toplar.
• Birden fazla avukatın çalıştığı bürolar: Büro genelindeki tüm e-duruşmaların tek bir ekranda görülmesi, sekreter veya büro yöneticisinin hem genel koordinasyonu hem de hazırlık kontrolünü yapmasını kolaylaştırır. Hangi avukatın hangi gün hangi duruşmada olduğu anlık izlenir.
• e-Duruşma bağlantı yönetiminde güçlük çekenler: e-Duruşma bağlantı linkleri ve erişim kodları, davetiye e-postasında kaybolduğunda duruşma öncesi dakikalarda panik yaşanır. Sistem bu bilgileri duruşma başlığına bağlı biçimde tek tıkla erişilebilir kılar.
• Hazırlık sürecini takip etmek isteyen avukatlar: Sistem, e-duruşma öncesi dosya hazırlık notları ve kontrol listesi oluşturmayı da destekler. Duruşma günü yaklaşınca "hazırlık tamamlandı mı?" kontrol adımı otomatik hatırlatılır.

Küçük Büro Kullanımı

Tek avukatlı yapılar için bile e-duruşma bilgilerini manuel takvime girmek yerine otomatik yakalamak, her hafta fark edilir bir zaman tasarrufu sağlar. Sistem; bireysel avukattan büyük ortaklığa kadar ölçeklenebilir şekilde tasarlanmıştır. Yazılım.pro olarak, HukukSiteleri ve Yayla Law projelerinde avukatlık iş akışlarını derinlemesine analiz ederek bu ürünü geliştirdik.

e-Duruşma Yönetiminin Görünmez Zorlukları

e-Duruşma sistemi yargılamayı kolaylaştırmış, ancak yönetim yükünü avukatlara bırakmıştır. Pratikte yaşanan sorunlar şunlardır:

• Dağınık davetiye kanalları: e-Duruşma davetiyeleri bazen e-posta yoluyla, bazen UYAP üzerinden, bazen doğrudan ilgili mahkemenin bildirimi ile gelir. Bunları tek bir noktada toplamak çoğunlukla mümkün değildir.
• Kayıp bağlantı bilgisi: Duruşma öncesi son dakikada arama yapılan linkin, e-postanın içinde nerede olduğu bulunamamış ve duruşmaya geç kalınmıştır. Bu senaryonun her avukata tanıdık geldiği düşünüldüğünde, yapısal bir çözüme ihtiyaç olduğu açıktır.
• Hazırlık takibinin olmaması: Duruşma takvime girilmiş, ancak ilgili dosya takvim kaydına bağlanmamıştır. Hangi dosyanın hazırlığının tamamlanıp tamamlanmadığı bilinmez.
• Büro koordinasyonu: Birden fazla avukatın bulunduğu yapılarda hangi gün kimin nerede olduğunu bilmek, kaynak planlaması açısından kritiktir. Tek bir sekreter, onlarca e-duruşmayı ayrı ayrı takip edemez.

e-Duruşmaya hazırlıksız ya da geç bağlanmak, mahkeme nezdinde olumsuz bir izlenim bırakır ve duruşmanın olumsuz sonuçlanmasına zemin hazırlayabilir. Bu sistem bu riski ortadan kaldırır.

Kurulum ve Entegrasyon Aşamaları

1. Kapsam analizi (1. hafta): e-Duruşma davetiyelerinin hangi kanallardan (e-posta, UYAP bildirimi, SMS) geldiği tespit edilir. Bürodaki avukat sayısı, kullanılan takvim uygulaması (Google Calendar, Outlook, büro içi sistem) ve davetiye formatları incelenir.
2. Davetiye yakalama modülü (2. hafta): e-Posta veya UYAP üzerinden gelen e-duruşma davetiyelerini otomatik algılayan ve ayrıştıran modül geliştirilir. Dava numarası, mahkeme adı, duruşma tarihi-saati ve bağlantı bilgileri çıkarılır.
3. Takvim entegrasyonu ve bildirim sistemi (3. hafta): Yakalanan e-duruşmalar büro takvimine otomatik eklenir. Duruşmadan 24 saat ve 1 saat önce SMS ve e-posta hatırlatması gönderilir. Bağlantı bilgisi takvim kaydına eklenir; tek tıkla erişim sağlanır.
4. Hazırlık ve koordinasyon paneli (4. hafta): Yaklaşan e-duruşmaların listesi, hazırlık durumu ve sorumlu avukat bilgisini gösteren büro paneli tamamlanır. Dosya hazırlık kontrol listesi özelliği eklenir.
5. Test ve canlıya geçiş (5. hafta): Gerçek davetiyelerle kapsamlı test yapılır, tüm kullanıcılara sistem tanıtılır. Canlıya geçiş sonrası 30 gün destek dahildir.

Yatırım

e-Duruşma Takvim Entegrasyonu, 25.000 TL'den başlayan tek seferlik bedeliyle kurulur. UYAP Senkron Asistanı veya e-Tebligat İzleyici ile birlikte kurulduğunda paket fiyatı uygulanır.

e-Duruşma Verisi ve Bağlantı Bilgisi Güvenliği

e-Duruşma bağlantı bilgileri ve dava verileri gizlilik gerektiren bilgilerdir. Sistemimizdeki güvenlik katmanları şunlardır:

• E-posta erişim güvenliği: Davetiye yakalamak için e-posta hesabına erişim gerektiğinde, yalnızca okuma yetkisine sahip OAuth2 protokolü kullanılır. Şifre asla sisteme saklanmaz.
• Bağlantı bilgisi koruması: e-Duruşma bağlantı linkleri ve erişim kodları, sisteme şifreli biçimde kaydedilir. Yalnızca yetkili avukat ve sekreter bu bilgilere erişebilir.
• KVKK uyumlu veri işleme: Davetiyeden çıkarılan dava numarası, mahkeme adı ve duruşma tarihi, KVKK Madde 12 kapsamında teknik tedbirlerle korunur.
• Rol tabanlı erişim: Her avukat yalnızca kendi duruşmalarını görür. Büro yöneticisi büro geneli takvimi izler.
• Şifreli bağlantı: Tüm veri iletimi TLS ile şifrelenir. Günlük otomatik yedek alınır.
• e-Duruşma gizliliği: Duruşma içerikleri (ses, görüntü) sisteme kaydedilmez; sistem yalnızca takvim ve organizasyon verisi işler. Duruşma kaydı yasal zorunluluklar kapsamında ayrı bir değerlendirme gerektirir.