Hukuk Bürosu KVKK Uyum Paketi

Türkiye'de faaliyet gösteren her hukuk bürosu, Kişisel Verilerin Korunması Kanunu kapsamında veri sorumlusu sıfatıyla yükümlülük taşır. Bu yükümlülük büronun büyüklüğüne veya kuruluş türüne göre farklılaşmaz; müvekkil kaydı tutan her avukat kapsam içindedir.

Küçük ve Bireysel Avukatlık Büroları

"Biz küçük büroyuz, KVKK bizi etkilemez" yanılgısı yaygındır. Ancak KVKK, veri işleme ölçeğine değil veri işleme faaliyetinin varlığına bakar. Müvekkil dosyasındaki ad-soyad, TC kimlik numarası, iletişim bilgisi ve avukatlık sırrı kapsamındaki hukuki bilgiler; KVKK'nın 6. maddesi uyarınca özel nitelikli kişisel veri sayılabilecek sağlık, ceza ve finansal bilgiler içerebilir.

Ceza Hukuku Büroları

Ceza hukuku avukatları, ceza sicili ve adli bilgiler gibi özel nitelikli kişisel verileri işler. Bu veriler KVKK'nın 6. maddesi kapsamında en üst koruma düzeyine tabidir. Teknik ve idari tedbirler olmadan bu verileri işlemek ciddi yaptırım riski doğurur.

Aile Hukuku Büroları

Boşanma ve velayet davalarında sağlık raporları, banka ekstreleri, kişisel yazışmalar ve psikolojik değerlendirme raporları işlenmektedir. Bu belgeler KVKK kapsamında son derece hassas veri kategorilerini kapsar ve özel koruma tedbirleri gerektirir.

Kurumsal ve Ticaret Hukuku Büroları

Büyük şirketlere hukuki hizmet veren büroların müşteri şirketleri, veri işleme sözleşmesi (VİS) talep etmeye başlamıştır. Büronuzun KVKK uyumu, kurumsal müvekkil ilişkisinde güven ve rekabet avantajı sağlar. Ayrıca bu bürolarda çalışan personelin de kişisel verileri işlenir; iş hukuku kapsamındaki çalışan veri politikası da pakete dahildir.

Web Sitesi Üzerinden Veri Toplayan Büroları

İletişim formu, randevu sistemi veya sohbet botu üzerinden veri toplayan her hukuk bürosu, web sitesinde çerez politikası, gizlilik bildirimi ve açık rıza mekanizması bulundurmakla yükümlüdür. Bu eksiklik en kolay tespit edilen ve en sık yaptırım uygulanan alanlardan biridir.

KVKK, yürürlüğe girdiğinden bu yana hukuk bürolarının çoğunda fiilen uygulanmamaktadır. Bu boşluk, birden fazla risk katmanı yaratmaktadır.

KVKK Yaptırım Riski

Avukatlık Meslek Sırrı ile KVKK Çakışması

Avukatlık Kanunu'nun sır saklama yükümlülüğü ile KVKK'nın şeffaflık yükümlülüğü zaman zaman çatışır gibi görünebilir. Örneğin müvekkil verilerinin ne kadar saklanacağı, kimlerle paylaşılabileceği ve imha süreleri hem avukatlık mevzuatı hem de KVKK çerçevesinde birlikte değerlendirilmelidir. Paket, bu çakışmayı hukuki ve teknik olarak çözer.

Web Sitesi Uyumsuzluğu

Büyük çoğunluğun web sitesinde ne çerez politikası ne de KVKK aydınlatma metni mevcuttur. İletişim formları üzerinden toplanan veriler için açık rıza alınmamaktadır. Bu eksiklikler, KVKK denetimine konu olan en yaygın bulgulardır.

Veri İhlali Hazırlıksızlığı

Sistemin hack edilmesi, bir çalışanın hatayla belge göndermesi veya dizüstü bilgisayarın çalınması gibi senaryolarda büronun 72 saat içinde Kişisel Verileri Koruma Kurumu'na bildirimde bulunması gerekir. Bu prosedür önceden tanımlı değilse panik anında doğru yapılması neredeyse imkânsızdır.

Hukuk Bürosu KVKK Uyum Paketi, 60.000 TL'den başlayan fiyatıyla aşağıdaki aşamalarda hayata geçirilir:

1. Uyum Boşluğu Analizi (1-2 hafta): Büronun mevcut veri işleme faaliyetleri, teknik altyapısı ve idari prosedürleri incelenir. Hangi veriler işleniyor, nerede saklanıyor, kimlerle paylaşılıyor, ne zaman imha ediliyor? KVKK uyum boşluklarının tam haritası çıkarılır ve önceliklendirilmiş eylem planı hazırlanır.
2. Veri Envanteri ve İşleme Kaydı (1-2 hafta): KVKK'nın 16. maddesi kapsamında VERBİS kaydı (gerekli büro büyüklüğünde) ve büro içi veri işleme envanteri hazırlanır. Her veri kategorisi için işleme amacı, hukuki dayanak, saklama süresi ve imha yöntemi tanımlanır.
3. Hukuki Metin Hazırlığı (1-2 hafta): Müvekkil aydınlatma metni, çalışan aydınlatma metni, çerez politikası, gizlilik bildirimi ve web sitesi aydınlatma metni büronuza özel hazırlanır. Bu metinler hem KVKK'ya hem de avukatlık mevzuatının sır saklama yükümlülüğüne uygun düşecek biçimde yazılır.
4. Teknik Tedbirler Uygulaması (1-2 hafta): Büro sistemlerinde teknik güvenlik önlemleri uygulanır: erişim kontrolleri, şifreleme gereksinimleri, güvenli belge paylaşım konfigürasyonu, e-posta güvenliği ve yedekleme politikası. Web sitesine çerez onay mekanizması ve KVKK aydınlatma entegrasyonu yapılır.
5. İdari Prosedür ve Eğitim (1 hafta): Veri ihlali müdahale planı, çalışan veri güvenliği prosedürü ve müvekkil başvuru yanıt süreci yazılı hale getirilir. Büro personelinize KVKK farkındalık eğitimi verilir.
6. Denetim Dosyası ve Kapanış (3-5 gün): Tüm hazırlanan belgeler, teknik tedbirler ve prosedürler denetim dosyasında bir araya getirilir. Olası Kurul denetimine karşı savunma pozisyonu değerlendirilir.

Teslim Edilen Belgeler

• Büro KVKK Uyum Politikası (imzalanmaya hazır)
• Veri Envanteri ve İşleme Kaydı
• Müvekkil Aydınlatma Metni
• Web Sitesi Gizlilik Bildirimi ve Çerez Politikası
• Veri İhlali Müdahale Planı
• Çalışan KVKK Prosedürü

Bu paket bizzat güvenlik ve KVKK uyumunun kendisidir. Bununla birlikte paketin kendi uygulama sürecinde de veri güvenliği ilkeleri titizlikle gözetilir.

Danışmanlık Süreci Gizliliği

Büronuzun veri envanteri ve altyapısına ilişkin paylaşılan bilgiler, proje ekibi dışında hiçbir kişi veya kurumla paylaşılmaz. Proje ekibi gizlilik taahhüdü imzalar. Yazilim.pro'nun danışmanlık sürecindeki veri işleme faaliyetleri de KVKK'ya uygun biçimde yürütülür.

Avukatlık Sırrı ile KVKK Bütünleşimi

Paketin en kritik özelliklerinden biri, hazırlanan metinlerin avukatlık meslek sırrı ile KVKK'yı çelişmez biçimde bir arada tutmasıdır. Müvekkil verilerinin üçüncü taraflarla paylaşımı kısıtları, aydınlatma metinlerine özenle yansıtılır. Sır saklama yükümlülüğü ve KVKK'nın şeffaflık gereklilikleri arasındaki denge, hukuki doğrulukla kurulur.

Sürdürülebilir Uyum

KVKK uyumu tek seferlik bir proje değil, süregelen bir yükümlülüktür. Paket kapsamında hazırlanan prosedürler, büronuzun yeni personel ve yeni veri işleme faaliyetlerini de kapsayacak biçimde güncellemeye uygun tasarlanır. Yıllık uyum gözden geçirme hizmeti ek olarak talep edilebilir.

• Danışmanlık ekibi gizlilik taahhütnamesi
• Avukatlık sırrına duyarlı metin hazırlığı
• Denetimde savunulabilir belge dosyası
• Güncellemeye uygun prosedür tasarımı