Hukuk Bürosu Yönetim Sistemi (Özel Yazılım)
Büronuzun iş akışlarını Excel tablolarından ve dağınık uygulamalardan kurtarıp tek, entegre, avukatlığa özgü bir platforma taşıyoruz — böylece avukatlarınız yönetimle değil, hukukla ilgilenir.
Kimler için uygun?
Orta ve Büyük Ölçekli Hukuk Büroları
Beş ve üzeri avukattan oluşan bürolar belirli bir noktadan sonra Excel ve manuel takipten kaynaklanan verimliliği kaybetmeye başlar. Dava sayısı artıkça duruşma çakışmaları, görev dağıtımı karışıklıkları ve evrak bulma güçlükleri günlük iş akışını zorlaştırır. Özel yönetim yazılımı bu eşiği aştıktan sonra büyük verimlilik kazancı sağlar.
Çok Departmanlı Firmalar
Ceza, ticaret, aile, idare gibi farklı departmanları olan firmalarda her birimin iş akışı birbirinden farklıdır. Özel yazılım, ortak altyapı üzerine departmanlara özgü görünümler ve iş akışları inşa etmeye olanak tanır. Ekipler arası görev devir, müvekkil paylaşımı ve raporlama merkezi yönetimden görüntülenebilir.
UYAP Yoğun Kullanan Bürolar
Her gün onlarca UYAP sorgusu yapan, e-tebligat takibi gerektiren ve duruşma randevularını UYAP'tan senkronize etmek isteyen bürolar için UYAP entegrasyonu kritik bir bileşendir. Yazilim.pro, UYAP API ve web servis entegrasyonunu bu sistem kapsamında hayata geçirmektedir.
Hızlı Büyüyen Bürolar
Müvekkil sayısı ve dava portföyü hızla artan, yeni avukat işe alan ve sistemsiz büyümenin yarattığı kaosu yönetmek isteyen bürolar için erken dönemde yapılandırılmış bir yazılım, ileriki kriz maliyetlerini önler. Sistem ölçeklenebilir olarak tasarlandığından büro büyüdükçe yazılım da genişler.
Kurumsal Standart Arayan Bürolar
Uluslararası hukuk firmalarıyla ortak çalışan, kurumsal müvekkile hizmet veren veya dış denetime tabi olan bürolar için yönetim sistemi, iş süreçlerinin standartlaşmasını ve belgelenmesini sağlar. ISO veya kalite belgelendirme süreçlerinde de sistematik kayıt altyapısı büyük avantaj sunar.
Hangi problemi çözer?
Dağınık Veri Problemi
Dava bilgileri Excel'de, müvekkil notları kâğıtta, evraklar e-posta arşivinde, muhasebe ayrı bir programda — bu parçalı yapıda avukat bir bilgiye ulaşmak için ortalama 15-20 dakika harcar. Özel yönetim sistemi tüm veriyi tek güvenli platformda birleştirir; arama çubuğuna adı yazmak yeterli olur.
Duruşma Süre Kaçırma Riski
İstinaf süresi, temyiz süresi, cevap layihası süresi gibi hukuki sürelerin takibi elle yapılırken hata olasılığı her zaman mevcuttur. Sistem, tanımlı kurallara göre otomatik bildirim gönderir; avukat duruşmayı veya süreyi kaçırmaz.
Müvekkil İletişim Kopukluğu
Müvekkil son durumu öğrenmek için avukatı aradığında avukat dosyayı açıp bakması gerekir. Sistem üzerinden müvekkil portalı aktifse müvekkil kendi başvurusunun durumunu görebilir; avukatın meşgul zamanı korunur.
Çalışan Devri ile Bilgi Kaybı
Ayrılan avukatın kafasındaki bilgiyle birlikte dava notları, müvekkil geçmişi ve süreç durumu da gidebilir. Sistem bu bilgiyi kurumsal hafızaya dönüştürür; her avukat ayrıldığında sıfırdan başlanmaz.
| Mevcut Durum | Yönetim Sistemiyle |
|---|---|
| Dağınık Excel dosyaları | Tek veritabanı, anlık erişim |
| Manuel süre takibi | Otomatik bildirim ve takvim entegrasyonu |
| E-posta ve kâğıt evrak | Aranabilir dijital arşiv |
| Çalışan devriyle bilgi kaybı | Kurumsal hafıza, kalıcı kayıt |
| Raporlama yok / zaman alıcı | Anlık büro performans raporları |
Somut teslimatlar
- Özel Hukuk Bürosu Yazılımı — Büronuzun iş akışlarına göre yapılandırılmış, tam fonksiyonlu web tabanlı yönetim sistemi
- UYAP ve e-Tebligat Entegrasyonu — Dava durumu ve duruşma bilgilerinin UYAP'tan otomatik senkronizasyonu
- Veri Aktarım Servisi — Mevcut Excel ve dijital kayıtların sisteme temizlenmiş biçimde aktarılması
- Rol Bazlı Kullanıcı Yönetimi — Avukat, sekreter, yönetici rolleri için ayrıştırılmış yetki ve görünüm yapısı
- Ekip Eğitimi ve Dokümantasyon — Video kılavuzlar ve yazılı kullanım kılavuzuyla desteklenmiş rol bazlı eğitim
- 3 Ay Garanti Bakım — Teslim sonrası 3 ay boyunca hata giderimi ve teknik destek ücretsiz
Süreç nasıl işler?
Geliştirme Akışı
- Keşif ve Gereksinim Analizi (1-3. Hafta): Bürodaki mevcut iş akışları haritalanır. Avukatlar, sekreterler ve yöneticilerle birebir görüşmeler yapılarak gerçek ihtiyaçlar tespit edilir. Kullanmakta olduğunuz araçların envanteri çıkarılır, taşınacak verilerin formatı ve hacmi belirlenir.
- Sistem Tasarımı ve Prototip (4-6. Hafta): Veri modeli, modül yapısı ve kullanıcı rolleri tasarlanır. Arayüz prototipleri hazırlanarak ekip onayına sunulur. UYAP entegrasyon gereksinimleri bu aşamada netleştirilir.
- Çekirdek Modül Geliştirmesi (7-16. Hafta): Dava ve müvekkil yönetimi, duruşma takvimi, evrak arşivi, görev dağıtımı ve bildirim sistemi modülleri aşamalı olarak geliştirilir. Her iki haftada bir canlı demo ile ilerleme gösterilir.
- Entegrasyon ve Test (17-24. Hafta): UYAP bağlantısı, e-tebligat izleyici ve muhasebe entegrasyonu gerçekleştirilir. Kapsamlı kullanıcı kabul testleri (UAT) yapılır. Mevcut veriler sisteme aktarılır.
- Eğitim ve Geçiş (Son 2 Hafta): Tüm ekibe rol bazlı eğitim verilir. Video kılavuzlar hazırlanır. Canlıya geçiş planlanmış ve destekli biçimde yapılır.
Proje 150.000 TL'den başlamaktadır; kapsam ve modül sayısına bağlı olarak fiyatlandırma keşif görüşmesi sonrası netleştirilir. Ödeme, proje kilometre taşlarına bağlı milestone yapısıyla planlanır. Yazilim.pro olarak İçtihatPro ve Yayla Law gibi hukuk odaklı yazılım projelerinde edindiğimiz derin sektör deneyimini bu sisteme taşıyoruz.
Sizden gerekenler
- Mevcut iş akışı ve modül gereksinimlerini kapsayan detaylı keşif görüşmesine katılım
- Aktarılacak verilerin format ve hacmi (Excel dosyaları, mevcut veritabanı dışa aktarımı)
- UYAP entegrasyonu için Adalet Bakanlığı entegrasyon izni veya yetki belgesi
Kapsam dışında
- Sunucu donanım temini ve veri merkezi kurulumu kapsam dışındadır (yalnızca yazılım)
- Yıllık bakım sözleşmesi ayrı bir ücrete tabidir; garanti süresi 3 ay ile sınırlıdır
- Muhasebe yazılımı lisans bedeli (örn. Logo, Netsis) hizmete dahil değildir
Güvenlik, KVKK ve gizlilik
Rol Bazlı Erişim Kontrolü
Her kullanıcı yalnızca kendi rolüne ait verilere erişebilir. Avukat kendi davalarını, sekreter atandığı dosyaları, yönetici tüm büroyu görür. Kritik işlemler (silme, dışa aktarma) için ek yetkilendirme katmanı eklenir. Tüm erişimler tarih-saat damgasıyla kayıt altına alınır.
KVKK Uyumlu Veri Mimarisi
Kişisel veri sınıflandırması, saklama süreleri ve imha prosedürleri sistem mimarisine en baştan dahil edilir. Müvekkil kişisel verileri şifreli olarak saklanır; yetkisiz erişim denemelerinde otomatik kilitleme devreye girer. KVKK uyum dokümanı sistem teslimatıyla birlikte sağlanır.
Avukatlık Sırrı ve Veri İzolasyonu
Sistem çok kiracılı (multi-tenant) olmayan izole bir yapıda kurulur; büronuzun verisi yalnızca size ait sunucu veya bulut alanında barındırılır. Yedekleme şifreli olarak yapılır ve yedeklere yalnızca yetkilendirilmiş kişiler erişebilir.
Penetrasyon Testi ve Güvenlik Denetimi
Sistem canlıya alınmadan önce güvenlik açığı taraması ve temel sızma testi yapılır. Kritik güvenlik açıkları kapatılmadan teslim yapılmaz. Sistem sonrası periyodik güvenlik güncelleme desteği de sunulmaktadır.
Sık sorulan sorular
Evet. UYAP'ın sunduğu web servisler ve API arayüzleri üzerinden dava durum sorgulama, duruşma tarihi çekme ve e-tebligat bildirimleri entegre edilebilir. Entegrasyon kapsamı ve erişim koşulları keşif aşamasında belirlenir; bazı UYAP modülleri Adalet Bakanlığı onayı gerektirebilir.
Evet. Mevcut Excel, CSV veya diğer formatlardaki veriler veri aktarım (migration) süreci kapsamında sisteme taşınır. Veri temizleme ve doğrulama adımları da bu sürecin parçasıdır. Aktarım süresi veri miktarına göre değişir; genellikle 1-2 haftalık bir pencere planlanır.
Kullanıcı sayısında teknik bir üst limit yoktur; sistem büro büyüklüğüne göre ölçeklenebilir. Fiyatlandırmada kullanıcı sayısı değil kapsam ve modüller belirleyicidir. 50 avukatlı bir firma ile 5 avukatlı bir büro aynı sistemi farklı yapılandırmalarla kullanabilir.
Her iki seçenek de mümkündür. Bulut barındırma daha hızlı devreye alınır ve bakımı kolaydır; büro içi sunucu ise tam veri kontrolü ve bağlantı bağımsızlığı sağlar. Güvenlik ve maliyet gereksinimleri birlikte değerlendirilerek en uygun mimari önerilir.
Teslim sonrası 3 ay garanti kapsamında hata giderimi ücretsiz yapılır. Bu süre sonunda aylık veya yıllık bakım sözleşmesi seçenekleri sunulur. Bakım paketi güvenlik güncellemeleri, küçük iyileştirmeler ve teknik destek hattını kapsamaktadır.
Büro büyüklüğüne ve kapsama bağlı olarak 4 ile 8 ay arasında değişmektedir. Temel modüller (dava, müvekkil, takvim) önce teslim edilir, ardından gelişmiş entegrasyonlar ve ek modüller aşamalı olarak eklenir. Bu aşamalı yaklaşım büronun erken dönemde sistemi kullanmaya başlamasına olanak tanır.
İlgili ürünler
Sonraki adım
Kapsamı netleştirelim, şeffaf bir teklif çıkaralım. Hazır olmayan hiçbir şeyi "hemen kullanın" diye satmıyoruz.
Teklif Al