Online Randevu & Ücretli Ön Görüşme Sistemi
Müvekkil adayları mesai saati dışında bile randevu alıp ödeme yapar; siz sabah ofisinize geldiğinizde takviminiz dolmuş ve ücretler tahsil edilmiş olur.
Kimler için uygun?
Online Randevu & Ücretli Ön Görüşme Sistemi, müvekkil adaylarıyla ilk temas noktasını profesyonel ve verimli hale getirmek isteyen her hukuk profesyonelini hedefler.
Serbest Avukatlar
Kendi bürosunu tek başına yöneten avukatlar için randevu yönetimi genellikle en büyük idari yük kaynaklarından biridir. Telefon çalmadığında randevu kaçırılır; ödeme alınmadığında ön görüşmeler verimsizleşir. Sistem, tüm bu süreci otomatik pilota alarak avukatın yalnızca görüşmeye odaklanmasını sağlar.
Küçük ve Orta Ölçekli Hukuk Büroları
Birden fazla avukatın çalıştığı bürolarda takvim çakışmaları ve randevu koordinasyonu karmaşık bir hal alır. Sekreterler saatlerini telefon-e-posta döngüsüyle geçirir. Bu sistem, her avukat için ayrı takvim tanımlayarak büronun tek bir noktadan randevu almasına olanak tanır ve sekreter üzerindeki yükü önemli ölçüde azaltır.
Danışmanlık Gelirini Artırmak İsteyen Avukatlar
Türk hukuk pratiğinde ön görüşme genellikle ücretsiz yapılmaktadır; ancak bu durum hem avukatta ciddi bir zaman kaybı hem de niteliksiz başvuru yoğunluğu yaratır. Ücretli ön görüşme modeli, yalnızca gerçekten hukuki yardım almaya hazır müvekkil adaylarını filtreler. Sistem, bu geçişi müvekkil deneyimini bozmadan kolaylaştırır.
Dijital Kanallardan Müvekkil Kazanan Avukatlar
Web sitesi, Google Ads, sosyal medya veya SEO ile müvekkil adayı çeken avukatlar için randevu sisteminin dijital varlıkla entegrasyonu kritiktir. Ziyaretçi web sitesini ziyaret ettiği anda randevu alabilmeli; ödeme yapabilmeli ve onay e-postasını alabilmelidir. Bu kesintisiz akış, dönüşüm oranını doğrudan etkiler.
Gece ve Hafta Sonu Başvurusu Alan Avukatlar
Hukuki sorunlar mesai saatiyle sınırlı kalmaz. Bir iş davası başlayan işçi cumartesi sabahı yardım ister; boşanma kararı veren kişi gece araştırma yapar. 7/24 aktif randevu sistemi, bu anlarda gelen talebi anında karşılar ve rekabette öne geçirir.
Hangi problemi çözer?
Türkiye'deki avukatlık pratiğinde randevu yönetimi hâlâ büyük ölçüde telefon ve manuel takvim üzerinden yürütülmektedir. Bu eski yöntem birden fazla sorun katmanı yaratmaktadır.
Telefon Trafiği ve Zaman Kaybı
Bir randevuyu ayarlamak ortalama 3-5 telefon görüşmesi gerektirir: ilk arama, müsait gün-saat araştırması, onay, olası değişiklik ve hatırlatıcı. Bu döngü hem avukatın hem de müvekkil adayının zamanını çalar. Üstelik çalışılmayan saatlerde arayan potansiyel müvekkiller çoğu zaman rakip büroya yönelir.
Ücretsiz Görüşmelerin Yarattığı Verimsizlik
| Senaryo | Sonuç |
|---|---|
| Ücretsiz ön görüşme, sözleşme imzalanmıyor | Avukat 45-60 dakika ücretsiz harcıyor |
| Randevuya gelmeme (no-show) | Rezerve edilmiş slot tamamen boşa gidiyor |
| Niteliksiz başvuru | Büronun kapasitesi gereksiz yere dolup taşıyor |
Takvim Çakışmaları ve İptal Yönetimi
Birden fazla avukatlı bürolarda takvim yönetimi manuel tutulduğunda çakışmalar kaçınılmaz olur. İptal edilen randevuların yerine hızlıca yeni randevu koymak, anlık takvim güncellemesi olmaksızın neredeyse imkânsızdır. Sistem, mevcut müsait slotları anlık gösterir ve iptal sonrası otomatik doluluk yönetimi yapar.
Tahsilat Güçlükleri
Görüşme sonrası ücret tahsil etmek sosyal açıdan zordur; görüşme öncesi tahsilat ise telefonla mümkün değildir. Online ödeme entegrasyonu, ücretin randevu sürecine doğal biçimde dahil edilmesini sağlar. Müvekkil, kredi kartı veya banka kartıyla takvim ekranından çıkmadan ödeme yapar.
Video Görüşme Koordinasyonu
Pandemi sonrası dönemde avukatlar artık sıkça video görüşme yapmaktadır. Ancak link paylaşımı, platform seçimi ve teknik sorunlar her seferinde ek efor gerektirir. Sistem, randevu onayıyla birlikte video görüşme bağlantısını otomatik oluşturur ve e-postayla iletir.
Somut teslimatlar
- Online Randevu Takvim Sistemi — Her avukat için özel çalışma saatleri ve randevu tipleri tanımlanmış dijital takvim uygulaması.
- Ücretli Ön Görüşme Ödeme Modülü — Kredi kartı/banka kartı ile güvenli ödeme; onay sonrası randevu kesinleşme akışı.
- SMS ve E-posta Bildirim Otomasyonu — Onay, hatırlatıcı ve iptal bildirimleri için tamamen otomatik mesajlaşma sistemi.
- Video Görüşme Entegrasyonu — Zoom veya Meet ile entegre; randevu onayında otomatik link oluşturma ve iletme.
- Yönetim ve Raporlama Paneli — Randevu listesi, gelir takibi, no-show oranı ve doluluk raporu içeren büro yönetim ekranı.
- Web Sitesi Entegrasyonu — Mevcut web sitenize veya yeni standalone sayfaya yerleştirilen mobil uyumlu randevu widgetı.
Süreç nasıl işler?
Online Randevu & Ücretli Ön Görüşme Sistemi, 25.000 TL'den başlayan fiyatıyla aşağıdaki aşamalarda hayata geçirilir:
- İhtiyaç Analizi (3-5 gün): Büronuzun randevu tipleri (yüz yüze, video, telefon), ücretlendirme modeli, çalışma saatleri ve mevcut takvim alışkanlıkları incelenir. Kaç avukat, hangi uzmanlık alanları, hangi ödeme yöntemleri? Tüm bu veriler konfigürasyon planını oluşturur.
- Takvim ve Ödeme Entegrasyonu (1-2 hafta): Avukatlara özel dijital takvimler oluşturulur. Müsait zaman dilimleri, randevu süreleri ve ücretler tanımlanır. Sanal POS entegrasyonu (iyzico, PayTR veya mevcut banka POS'u) kurulur ve test edilir.
- Bildirim ve Otomasyon Kurulumu (3-5 gün): Randevu onay e-postası, SMS hatırlatıcısı (24 saat ve 1 saat önce), iptal bildirimi ve ödeme makbuzu otomasyonları konfigüre edilir. Video görüşme için otomatik bağlantı oluşturma aktive edilir.
- Web Sitesi Entegrasyonu (3-5 gün): Randevu alma widgetı mevcut web sitenize veya sağlayacağımız standalone sayfaya entegre edilir. Mobil uyumluluk ve yükleme hızı optimize edilir.
- Test ve Kullanıcı Eğitimi (3-5 gün): Gerçek senaryolarla uçtan uca test yapılır: randevu alma, ödeme, bildirimler, iptal. Büro ekibiniz yönetim paneli konusunda eğitilir.
- Canlıya Alma ve İzleme: Sistem yayına alınır. İlk 4 hafta yakın izleme yapılır; gerektiğinde anlık düzeltmeler uygulanır.
Müvekkil Adayının Deneyimi
- Web sitesinden "Randevu Al" butonuna tıklar
- Uzmanlık alanı ve avukat seçimi yapar
- Müsait tarih-saat dilimini seçer
- Görüşme türünü belirler (yüz yüze / video / telefon)
- Ödemeyi online tamamlar
- Onay e-postası ve takvim daveti alır
- Görüşme günü otomatik hatırlatıcı mesaj gelir
Sizden gerekenler
- Aktif web sitesi veya büro için domain adı (yoksa proje kapsamında oluşturulabilir)
- Sanal POS için büro banka hesabı ve ticari kullanım onayı
- Her avukat için çalışma saatleri ve randevu tipleri listesi
Kapsam dışında
- Fiziksel ofis randevu ekranı veya tablet uygulaması (ayrıca fiyatlandırılır)
- Üçüncü taraf takvim yazılımlarıyla çift yönlü senkronizasyon (Outlook, Apple Calendar gibi, ek modül gerektirir)
- Randevu yönetimi için telefon asistan hizmeti veya canlı destek personeli
Güvenlik, KVKK ve gizlilik
Online randevu sistemi, müvekkil adaylarının kişisel verilerini (ad, iletişim bilgisi, hukuki sorun özeti) işlediği için KVKK kapsamında özel dikkat gerektirir. Yazilim.pro, bu sistemi hukuk sektörünün veri güvenliği yükümlülüklerine tam uygun biçimde kurar.
Ödeme Güvenliği
Kredi kartı bilgileri hiçbir zaman büronuzun sistemlerinde saklanmaz. PCI-DSS uyumlu ödeme altyapısı (iyzico veya PayTR) kullanılır. Tüm ödeme işlemleri SSL/TLS şifreli bağlantı üzerinden gerçekleşir.
Kişisel Veri İşleme
Randevu formunda toplanan bilgiler yalnızca görüşme amacıyla işlenir. KVKK'nın 5. maddesi gereği açık rıza metni randevu akışına entegre edilir. Veri saklama süreleri büronuzun KVKK politikasına göre konfigüre edilir.
Avukatlık Sırrı Koruması
Müvekkil adayının randevu formunda paylaştığı hukuki sorun özeti, şifreli biçimde saklanır ve yalnızca ilgili avukatlara açılır. Bu bilgi üçüncü taraflarla paylaşılmaz ve pazarlama amacıyla kullanılmaz.
- SSL/TLS şifreli veri iletimi
- PCI-DSS uyumlu ödeme altyapısı
- KVKK açık rıza entegrasyonu
- Randevu verilerine rol tabanlı erişim
Sık sorulan sorular
Sistem, kredi kartı, banka kartı ve sanal kart ile ödemeyi destekler. Taksitli ödeme seçeneği de entegre edilebilir. Ödeme başarıyla tamamlanmadan randevu kesinleşmez; bu sayede no-show (gelmeme) oranı önemli ölçüde azalır. İptal durumunda iade süreci de otomatik olarak yönetilir.
Sistem, Zoom, Google Meet veya Microsoft Teams ile entegre çalışabilir. Tercihlerinize ve büro altyapınıza göre platform seçimi yapılır. Randevu onaylanır onaylanmaz otomatik görüşme linki oluşturulup hem avukata hem de müvekkil adayına gönderilir; ek koordinasyon gerekmez.
Evet. Her avukat için bağımsız takvim, çalışma saati ve randevu tipi tanımlanır. Müvekkil adayı uzmanlık alanına göre avukat seçebilir ya da büro adına genel randevu alabilir. Randevular otomatik ilgili avukata yönlendirilir ve takvimini günceller.
Evet. Randevu widgetı HTML tabanlı olduğundan WordPress, Wix, özel kodlu site dahil hemen her platforma entegre edilebilir. Mevcut siteniz yoksa veya entegrasyon mümkün değilse bağımsız bir randevu sayfası da oluşturulabilir. Her iki yöntemde de mobil uyumluluk tam olarak korunur.
25.000 TL başlangıç fiyatı; randevu takvimi, online ödeme entegrasyonu, SMS/e-posta bildirimleri, iptal yönetimi, yönetim paneli ve web sitesi entegrasyonunu kapsar. Video görüşme platform entegrasyonu, çoklu dil desteği veya gelişmiş raporlama modülleri ek maliyetle eklenebilir.
İptal politikasını siz belirlersiniz: örneğin 24 saat öncesine kadar iptal ücretsiz, sonrasında ücretin %50'si iade edilir. Bu kurallar sisteme konfigüre edilir ve randevu onay e-postasında müvekkil adayına otomatik iletilir. İade işlemleri ödeme altyapısı üzerinden otomatik gerçekleşir.
İlgili ürünler
Sonraki adım
Kapsamı netleştirelim, şeffaf bir teklif çıkaralım. Hazır olmayan hiçbir şeyi "hemen kullanın" diye satmıyoruz.
Teklif Al