Tahkim Süreç Yönetim Platformu

Tahkim süreç yönetim platformu; tahkim kurumları, büyük hukuk büroları ve kurumsal hukuk birimleri olmak üzere üç ana profil için tasarlanmıştır.

Tahkim Kurumları ve Sekreteryaları

İstanbul Tahkim Merkezi (ISTAC), TOBB Tahkim Merkezi ve baro bünyesindeki tahkim birimleri gibi kurumsal yapılar yüksek hacimli dava akışını yönetmek zorundadır. Platform bu kurumlar için başvuru yönetimi, hakem panel oluşturma, taraf iletişim merkezi ve karar yayınlama modülleriyle kurumsal sekreteryanın iş yükünü önemli ölçüde hafifletir. Tahkim kurallarnametinizi sistemin iş akış katmanına yansıtıyoruz.

Büyük Hukuk Büroları

Uluslararası tahkim davası yürüten ticaret hukuku, enerji hukuku veya yatırım tahkimi alanlarında uzmanlaşmış bürolar için platform; dava dosyası yönetimi, vekil koordinasyonu, çeviri yönetimi ve iç termin takibini bir araya getirir. ICC, LCIA veya UNCITRAL gibi kurumların usul kurallarına göre özelleştirilebilir iş akışları tanımlanır.

Şirket İçi Hukuk Birimleri

Tahkim şartı içeren yüksek değerli ticari sözleşmeler yapan büyük şirketlerin hukuk departmanları için platform; dış hukuk müşavirleri ve karşı taraf vekilleriyle güvenli belge paylaşımı, duruşma takvimi koordinasyonu ve dava sonuç takibini sağlar. Kurumsal hukuk birimi hem davayı yönetir hem de üst yönetime anlık durum raporları sunar.

Enerji, İnşaat ve Finans Sektörü Tahkim Tarafları

Yüksek değerli tahkim uyuşmazlıklarının yoğunlaştığı enerji, altyapı ve finans sektörlerinde platform; çok dilli belge yönetimi, uzman tercüme entegrasyonu ve uluslararası hakem koordinasyonunu destekler. Yazilim.pro olarak Yayla Law gibi uluslararası hukuk projelerinde kazandığımız çok dilli sistem geliştirme deneyimini bu platforma taşıyoruz.

Tahkim süreci, mahkeme yargılamasına kıyasla daha esnek olmakla birlikte karmaşık bir koordinasyon yükü gerektirir. Bu yük dijitalleştirilmediğinde ciddi verimlilik ve hukuki riskler doğar.

Yönetim Zorlukları ve Çözümleri

Hakem Atama Karmaşıklığı

Tek hakemli veya üç hakemli panel yapısında; hakem bağımsızlık bildirimleri, çıkar çatışması kontrolleri ve atama onay akışları yazışmalarla yönetildiğinde kolayca izden çıkabilir. Platform bu akışı adım adım yapılandırır ve her aşamayı kayıt altına alır.

Uluslararası Boyutun Getirdiği Zorluklar

Yabancı tarafların dahil olduğu tahkim davalarında zaman dilimi farkı, dil engeli ve farklı taraf sistemlere yükleme yöntemi ciddi koordinasyon sorunlarına neden olur. Platform çok dilli arayüz, UTC tabanlı takvim ve standartlaştırılmış belge yükleme protokolüyle bu engelleri aşar.

Platform geliştirilmesi; kurum veya büronun mevcut tahkim usul kuralları ve iç süreçleri analiz edilerek başlar. Yapılandırma, test ve eğitim aşamalarıyla birlikte 6-10 hafta içinde tamamlanır.

1. Usul Analizi ve Gereksinim Toplama (1-2. Hafta): Uyguladığınız tahkim kuralları (kurumsal iç kurallar veya ICC/UNCITRAL gibi uluslararası kurallar), hakem atama yönteminiz, taraf sayısı ve aylık ortalama dava hacminiz incelenir. Mevcut veri formatları (Excel takip listeleri, Word şablonları) haritalanır.
2. Temel Modüllerin Geliştirilmesi (2-6. Hafta): Başvuru portalı, dava yönetim panosu, hakem atama iş akışı, dilekçe takip modülü ve duruşma takvimi geliştirilir. Her modül tahkim usul adımlarınıza göre yapılandırılır. Belge versiyonlama ve etiketleme sistemi oluşturulur.
3. Güvenli İletişim ve Bildirim Altyapısı (4-7. Hafta): Taraflar, vekiller ve hakem paneli arasındaki güvenli mesajlaşma modülü entegre edilir. Termin bildirimleri, duruşma hatırlatmaları ve hakem kararı bildirimleri için otomatik iletişim akışı kurulur.
4. Entegrasyon ve Test (7-9. Hafta): E-posta, takvim ve varsa kurumsal sistemlerle entegrasyon tamamlanır. Gerçek senaryo üzerinden kullanıcı kabul testleri (UAT) yapılır; her kullanıcı rolü (sekreterya, hakem, vekil, taraf) ayrı ayrı test edilir.
5. Eğitim ve Canlıya Geçiş (9-10. Hafta): Tüm kullanıcı rolleri için eğitim verilir. Canlıya geçiş öncesi pilot dava üzerinden son doğrulama yapılır. 100.000 TL'den başlayan kurulum bedeliyle platform teslim edilir. İlk üç ay aktif teknik destek dahildir.

Platform Mimarisi

• Rol bazlı erişim: sekreterya, hakem, avukat, taraf için ayrı arayüzler
• Sürüm kontrollü belge deposu (belge üzerinde yapılan değişiklikler izlenir)
• ICC, ISTAC, UNCITRAL kurallarına göre özelleştirilebilir iş akışı şablonları
• API ile harici e-imza sağlayıcılarına bağlantı
• Çok dilli arayüz (Türkçe ve İngilizce standart; ek diller talebe göre)

Tahkim yargılamalarının gizliliği, kurumsal tahkim kurallarının ve uluslararası tahkim normlarının temel ilkelerinden biridir. Platform bu ilkeyi teknik altyapının her katmanına yansıtır.

Belge Güvenliği ve Şifreleme

Platforma yüklenen tüm belgeler, dilekçeler ve deliller AES-256 şifreleme ile korunur. Her dava dosyası izole edilmiş erişim kontrolüne sahiptir; bir dava paydaşı başka bir davaya erişemez. Aktarım TLS 1.3 ile güvence altına alınır.

Rol Tabanlı Erişim Kontrolü

Sekreterya personeli tüm davalara erişirken, hakem yalnızca atandığı davanın belgelerine, vekil yalnızca temsil ettiği tarafın dosyasına erişir. Bu yetki matrisi yapılandırılabilir olup dava özeline göre kısıtlanabilir.

KVKK Uyumu

Taraf ve vekil kişisel verileri KVKK kapsamında işlenir. Platform aydınlatma metni, açık rıza ve veri silme talep yönetimi modüllerini içerir. Yurt dışındaki tahkim kurumlarına veri aktarımı gerektiğinde standart sözleşme hükümlerine dayalı aktarım mekanizması kullanılır.

Denetim İzi ve Değiştirilemezlik

Kimin hangi belgeye ne zaman eriştiği, hangi dilekçenin ne zaman yüklendiği ve hakem kararlarının hangi tarihte sisteme işlendiği zaman damgalı kayıtlarda tutulur. Bu izler dava bütünlüğünü kanıtlayan arşiv niteliği taşır ve tahkim kararına itiraz süreçlerinde kritik önem kazanabilir.